Независимо от организационно-правовой формы собственности предприятия учет основных средств организуется в бухгалтерии по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов.

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер. Так, инвентарные номера зданиям присваиваются с 001 по 099; сооружениям – с 100 по 199; передаточным устройствам – с 200 по 299 и т.д.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период нахождения объекта на данном предприятии. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.

Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки-передачи основных средств

составляется двумя сторонами – принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы амортизации. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т.е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость и на сумму амортизации.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения. Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету 01 «Основные средства».

Предприятиям, имеющим небольшое количество основных средств, разрешается их пообъектный учет вести в инвентарной книге. Записи производятся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств и по местам их нахождения. Заполняются инвентарные карточки и инвентарные книги на основе первичных документов: актов, технических паспортов и прочей документации. Затем инвентарные карточки регистрируются в специальной описи, записи в которые производятся по классификационным группам основных средств.

Зарегистрированные в описи карточки помещают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп – по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих средств группируют отдельно.

Выбытие основных средств оформляют актом и отражают в инвентарной карточке, а затем ее изымают из картотеки.

В местах использования основных средств ведут инвентарные списки основных средств, в которых приводятся краткие сведения об объекте основных средств, находящихся в эксплуатации.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо, потому что на их основе ежемесячно ведется расчет амортизации основных средств (износ). Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный период группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и данные из этих карточек записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки учета движения основных средств открывают в начале января на текущий год.

Сначала в них указывают наличие основных средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1-е число следующего месяца. По этим данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.

Перемещение основных средств внутри предприятия оформляется актом (накладной). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т.д. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения и эксплуатации основных средств. Сдатчик на основании 2-го экземпляра накладной делает отметку о выбытии объекта в инвентарном списке.

Причинами выбытия основных средств могут быть:

· ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке и демонтаже, в силу ветхости и полной амортизации, а также уничтожения при стихийных бедствиях и т.д.;

· ликвидация части инвентарного объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией;

· передача основных средств другим предприятиям;

· недостача основных средств.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию основных средств на предприятии создается постоянно действующая комиссия.

Ликвидацию объекта (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом на списание основных средств. На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта.

Акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т.п. Затраты по ликвидации объекта (разборке, сносу) также указываются в акте.

Основные средства могут передаваться безвозмездно другим предприятиям на основании акта, в связи с чем бухгалтерия осуществляет запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карточек.