Основными принципами выбора технического решения для создания системы документооборота и управления документами являются следующие /7-12/:

§ поддержка как задач документооборота, так и задач управления документами для обеспечения унификации технической инфраструктуры и упрощения администрирования;

§ открытые стандарты и возможность интеграции с другими приложениями и информационными системами компании, используемыми сотрудниками и внешними контрагентами для обеспечения возможностей развития системы;

§ масштабируемость для обеспечения возможностей роста;

§ высокий уровень сохранности информации и надежный контроль за доступом пользователей, в том числе удаленных.

Рассмотрим особенности реализации некоторых систем электронного документооборота.

Основные функции системы IIG Intravert

IIG Intravert представляет собой набор интегрированных компонент, обеспечивающих автоматизацию процессов маршрутизации и обработки электронных документов. При создании специализированных приложений на базе платформы IIG Intravert возможно создание документов, специфичных для заказчика, а также специфичных механизмов обработки таких документов.

Ниже перечислены основные функциональные возможности продукта:

§ организация маршрутизации документов между исполнителями с учетом должностей, позиций штатного расписания и ролей в бизнес-процессах организации;

§ поддержка документооборота на основе понятия процесса, включающего обработку нескольких взаимосвязанных документов;

§ контроль исполнения документов;

§ настройка шаблонов процессов (с использованием удобного графического интерфейса и максимально близкой к стандартам нотации), возможность использования нестандартных процессов, динамическое формирование маршрутов в зависимости от параметров документов;

§ ведение истории изменений процессов, документов, объектов (историчность); поддержка физического и логического (при наличии связей) удаления из системы;

§ многоязычность интерфейса пользователя;

§ использование в документообороте документов различных типов, с настраиваемым набором реквизитов (полей), включая возможность прикрепления к документу внешних файлов произвольных форматов;

§ поддержка документооборота на основе понятия процесса, включающего обработку нескольких взаимосвязанных документов;

§ легкая и адекватная реальным функциям и полномочиям настройка прав пользователей;

§ настройка шаблонов процессов (с использованием удобного графического интерфейса и максимально близкой к стандартам нотации) и возможность использования нестандартных процессов (свободной маршрутизации);

§ возможность создания собственных типов данных, в т.ч. заполняемых с помощью справочников; настройка состава атрибутов справочников (объектов в справочнике);

§ генератор отчетов и настраиваемые отчеты для аналитики;

§ интеграция со стандартными офисными приложениями;

§ интеграция различных удаленных систем на платформе (для автоматизации распределенных оргструктур);

§ интеграция с внешними бизнес-приложениями (кадровые, бухгалтерские, бюджетные, складские системы и т.п.);

§ настраиваемый интерфейс пользователя; возможность использования Win32 и тонкой (Browser-based) клиентских частей.

Компания IIG предлагает и интеграцию всех приложений в единое информационное пространство на базе системы информационного взаимодействия распределенных компонент IIG CarryLine.

Корпоративная система электронного документооборота «Directrum».

Система DIRECTUM основывается на использовании современных методов работы с документами:

• моментальный доступ к документам всем сотрудникам, кому это необходимо для выполнения своих обязанностей (в пределах полномочий);

• совершенствование системы коммуникаций между сотрудниками с использованием не только вертикальных (руководитель — подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник — сотрудник) связей;

• накопление корпоративных знаний в ходе работы.

В системе DIRECTUM выделены три модуля: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия». Для контроля движения и исполнения документов могут строиться различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также от уровня автоматизации участников документооборота. Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Для небольших организаций разработана специальная версия системы — DIRECTUM Lite, привлекательная своим соотношением ценафункциональность.

Управление электронными документами

Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, которым оперирует DIRECTUM, является электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки.

Организация хранения документов

Хранение документов в системе DIRECTUM организовано таким образом, чтобы облегчить их сохранность и быстрый поиск. Размещение всех документов в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера избавляет каждого пользователя от проблем поиска и доступа к документам, созданным другими пользователями в своих локальных каталогах. В тоже время, используя папки сетевой структуры DIRECTUM, каждый пользователь может организовать удобную лично ему иерархию. Это возможно благодаря разграничению прав доступа к документам и тому, что в папку помещается только ссылка, а не сам документ, в результате чего один документ (папка) может «лежать» в двух или более папках, а может не лежать ни в одной папке.

Возможности поиска документов

Функция поиска документов в системе, безусловно, не ограничивается только организацией структуры папок. DIRECTUM позволяет быстро находить нужные документы по заданным реквизитам карточки, а полнотекстовый поиск позволяет найти электронный документ по содержимому текста с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа. Имеется также возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:

• специально сохраненный (предопределенный) поиск «Мои последние измененные документы»;

• возможность задания для любого документа связанных документов по смыслу или логике и перехода от одного связанного документа к другому.

Работа с содержанием документа

DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (MS Word, MS Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.) Для быстрого автоматического создания электронных документов, имеющих одинаковый внешний вид, начальное содержимое текста документа может быть определено шаблоном. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. Функция импорта документов позволяет легко занести документ в архив из любого файла операционной системы. Кроме того, существует возможность сохранения документа в DIRECTUM непосредственно из приложений MS Office (в меню «Файл» появляется пункт ”Отправить в DIRECTUM”). Используя возможность хранения произвольного количества версий документов, можно сохранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и в любой момент вернуться к любой из версий. Каждая версия электронного документа в системе DIRECTUM имеет стадию жизненного цикла: в разработке, действующая, устаревшая, что визуально отображается цветом.

Обеспечение конфиденциальности документов

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

• контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;

• протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

Электронно-цифровая подпись

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП возможно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать документы данного вида, задается для каждого вида электронных документов. ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе DIRECTUM интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФАПСИ.

Организация коллективной работы с документами

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве возникает проблема одновременного редактирования одного документа двумя или более пользователями. Для решения этой проблемы в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм, предотвращающий возникновение данной ситуации (редактировать документ может только один пользователь, остальные в это время могут его только просматривать). DIRECTUM позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого есть возможность выписки документа из системы и возврата, а также блокировки документа на время его выписки.

Управление деловыми процессами

Кроме работы с документами, корпоративная система электронного документооборота DIRECTUM предназначена для автоматизации взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов. Это могут быть, например, следующие процессы:

• подготовка и согласование документов;

• учет и контроль исполнения устных и письменных распоряжений (резолюций) руководства;

• регистрация входящих и исходящих документов;

• вынесение на обсуждение предложений сотрудников любого уровня;

• и т.д.

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. В процессе решения задачи в рамках нее появляются задания, для каждого из исполнителей задачи.

Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче, определяет маршрут, задаваемый инициатором. Постановка задачи и итоги выполнения заданий задаются в виде текста, комментариев и, возможно, с помощью прикрепленных вложений - ссылок на электронные документы или записи справочников системы DIRECTUM.

Возможности маршрутизации

При назначении исполнителей инициатор оперирует списком пользователей и группами пользователей. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной или последовательной. Кроме того, в процессе выполнения заданий исполнители могут создавать подзадачи, тем самым организуется древовидная структура задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается к инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, отправляет на доработку. Для задачи могут указываться также наблюдатели — условно-пассивные участники задачи, которые не является исполнителями, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и, по желанию, могут вмешаться в процесс ее выполнения.

Управление процессом выполнения задачи

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания. Каждая задача имеет контрольный срок — дату, до которой задача должна быть выполнена. Если задача не выполнена до контрольного срока, она автоматически помечается как просроченная (выделяется красным цветом). Инициатор задачи (или его руководитель) в любой момент времени может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

• изменить схему движения документов для ускорения;

• назначить замещающего в случае отсутствия исполнителя;

• прерывать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент);

• и т.п.

Типовые маршруты

Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или просто часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты. С помощью типового маршрута можно автоматически заполнять любые поля задачи (в т.ч. список исполнителей, текст задачи), считывать информацию из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов и справочников системы DIRECTUM и т.д.).

Работа с вложениями

К задаче может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы DIRECTUM, что обеспечивает удобное открытие документов, связанных с выполнением работ по задаче непосредственно из задания, полученного исполнителем. Возможность создания задачи с вложением текущего документа позволяет удобно инициировать процесс, связанный с этим документом (например, отправить документ на согласование).

Анализ данных о выполнении заданий

Неотъемлемой составляющей управления организацией является также накопление и анализ данных о выполнении заданий. Построение различных отчетов помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр. Накопление знаний и опыта (например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок, и обосновать принятые решения. В дальнейшем поиск по архиву задач (в т.ч. по содержанию текста задач) позволяет найти конкретное задание, чтобы, например, проанализировать выполнение аналогичных заданий или использовать их для обучения новых сотрудников.

Канцелярия

Если модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами. Тем более, что большинство документов, имеющих юридическую силу, оформлены в бумажном виде и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного» документооборота, и контроль исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия». И, естественно, этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

• единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

• регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

• получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Ведение номенклатуры дел

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы. Для каждого дела задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри дела, кроме того, можно задать сквозной порядок нумерации для группы дел. Он может включать в себя код подразделения, код номенклатурного дела, а также любой другой необходимый реквизит. При подготовке документов для передачи в архив, по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Регистрация документов

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям. В связи с тем, что в организации регистрация документов не всегда ведется централизованно, в системе используются места регистрации, то есть рабочие места секретарей и работников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК.

Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д. Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически. При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов, а для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала. В зависимости от стиля работы руководителя, документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде. На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей поручений и сроков. Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:

• фиксируется полная переписка по исполнению поручений;

• возможна отправка на доработку;

• гибкая маршрутизация и т.д.

Впоследствии, по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения. Если же модуль «Канцелярия» используется самостоятельно, все поручения, выданные исполнителям, фиксируются секретарем в РКК документа, после чего отслеживается их своевременное исполнение. При этом для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать. При работе с электронными документами все перемещение документов осуществляется через задачи, но когда возникает необходимость воспользоваться бумажным оригиналом, на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Поиск и анализ информации

С момента регистрации любого документа в системе, можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и ходе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию. Кроме того, можно использовать аналитические отчеты: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату и т.д.

Администрирование и настройка системы DIRECTUM

Система DIRECTUM построена на базе инструмента разработки информационных систем IS-Builder и использует в качестве сервера баз данных Microsoft SQL Server 2000. Благодаря этому DIRECTUM обладает высокой масштабируемостью, надежностью и имеет широкие возможности администрирования и адаптации системы под нужды конкретной организации.

Возможности администрирования

Информационная безопасность системы DIRECTUM обеспечивается за счет гибкого регулирования прав доступа к данным и автоматизированного контроля за целостностью данных, а также протоколированием работы всех пользователей. В состав системы входят утилиты администратора, позволяющие управлять пользователями, группами пользователей (добавлять, настраивать права и т.д.), управлять серверной частью системы DIRECTUM, процессом обмена данными при репликации. Помимо указанных утилит существуют агенты администрирования, на которые возлагается выполнение единообразных, регулярно выполняемых действий (запуск агента репликации, резервное копирование базы данных, обновление полнотекстового индекса и т.д.), что значительно облегчает администрирование системы.

Возможности адаптации системы

Специалистам, осуществляющим поддержку информационной системы, может предоставляться инструмент разработки IS-Builder. Использование этого средства позволяет адаптировать DIRECTUM к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и её интеграцию с другими системами, в том числе силами программистов заказчика. С помощью инструмента IS-Builder, например, в DIRECTUM возможна гибкая настройка для каждого типа электронных документов своего вида карточки (состав реквизитов, форма, бизнес-логика). Для этих целей можно использовать поля различных типов (числовые, строковые, в том числе и поля из справочников), элементы форм (табличные части, закладки, разделы); настраивать логику поведения карточки (автозаполнение полей и вычислений на полях, например, специальная автонумерация документов или проверки корректности заполнения карточки). При необходимости интеграции с финансово-учетными и ERP-системами, с помощью IS-Builder возможно решение следующих задач:

• использование единых справочников как в учетной системе, так и в системе DIRECTUM (например, справочники организаций, подразделений и пр.);

• привязка электронных документов к записям учетной системы (например, быстрое обращение от записи договора в учетной системе к его тексту, протоколам, актам и пр. в DIRECTUM);

• сохранение получаемых отчетов учетной системы как отдельных документов в системе DIRECTUM. Кроме того, существуют богатые возможности по настройке отчетов, формируемых в MS Word и MS Excel.

Территориально-распределенная работа системы

Существует два способа организации территориально-распределенной работы системы DIRECTUM: с помощью сервера репликации данных и с помощью сервера WEB-доступа. Сервер репликации используется, как правило, для организаций, имеющих несколько удаленных локальных сетей, где необходим постоянный оперативный доступ к данным системы. Механизм репликации позволяет выстраивать иерархию серверов системы DIRECTUM, назначать различные условия выборки передачи данных, что позволяет поддерживать информацию в актуальном состоянии, в то же время снижая объемы и время обмена данными. Обмен данными между серверами осуществляется в режиме сеансов связи (off-line) с произвольным способом передачи данных (электронная почта, прямое соединение, передача на диске). Для компаний, сотрудникам которых часто приходится работать за пределами офиса, и которым необходим доступ к актуальным данным, например, во время командировок, разработан сервер WEB- доступа. Каждый сотрудник организации, находящийся за пределами офиса, с помощью любого WEB-браузера может обратиться к документам системы DIRECTUM через Internet, указав свой пароль.

При этом разграничение прав доступа к документам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника. Использование сервера WEB-доступа позволяет читать, изменять, быстро находить нужные документы по заданным критериям, в т.ч. по тексту. При этом работа с документами ведется в режиме реального времени, как если бы с ними работали, находясь в офисе.