Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций. В настоящее время действует Порядок ведения кассовых операций, согласно которому выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам при наличии на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами на это уполномоченными.

Порядок выдачи работникам подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации. Приказом должен быть определен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных средств, сроки возврата или отчета об израсходовании подотчетных сумм. Причем в список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные деньги, включаются только лица, постоянно работающие, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда.

При организации расчетов с подотчетными лицами необходимо соблюдать следующие принципы:

1) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Организация вправе выдавать наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы под отчет без каких-либо ограничений. На командировочные расходы наличные денежные средства выдаются в пределах сумм предполагаемых расходов, причитающихся командированным лицам, также без ограничения сумм.

Командировочные расходы относятся к нормируемым расходам. Постановлением Правительства установлены следующие нормы: оплата суточных 100 р., за найм жилого помещения 550 р. в сутки при предоставлении квитанции гостиницы или 12 р. без предоставления оправдательных документов. Организация имеет право устанавливать свои нормы. Однако суммы превышения правительственных норм покрываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации. Кроме того, у подотчетного лица эти суммы включаются в совокупный доход и облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Если сумма суточных выше нормы определена в коллективном договоре, то НДФЛ она не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ). За работником, направленным в командировку сохраняется средний заработок. Расчетный период для исчисления среднего заработка составляет 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.

Пример

Менеджер отдела продаж торговой организации согласно условиям заключенного с ним 3 года назад трудового договора имеет сдельную оплату труда.

Таблица 2.1 Заработная плата менеджера отдела продаж в расчетном периоде

Он был направлен в командировку продолжительностью 5 дней на срок с 20 по 24 января 2007 г. включительно. Средний заработок, который был выплачен работнику за время его нахождения в командировке, составляет 3 340 р. Расчетный период этим работником отработан полностью. Его заработная плата в расчетном периоде составляла (табл. 2.1).

Среднедневной заработок этого работника равен:

165 650 : 248 = 668 р.

Бухгалтерией сделаны учетные записи:

Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 3 340 р. начислен средний заработок за время пребывания работника в командировке;

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 434,20 р. удержан налог на доходы физических лиц;

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 50 «Касса» – 2 905,80 р. командированному работнику выплачен средний заработок.

Хотя организация и имеет право выдавать наличные денежные средства под отчет без ограничения их предельного размера, при этом необходимо учитывать тот факт, что каждый отдельный платеж, произведенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами. В настоящее время предел расчетов наличными деньгами по одной сделке установлен Указанием Банка России:

· между юридическими лицами – в сумме 60 000 р.;

· для организаций потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье – в сумме 75 000 р.;