Разработка и использование унифицированных форм доку­ментов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффек­тивности обработки данных, хранящихся в этих документах, не­обходимых для принятия своевременных управленческих реше­ний. В соответствии с данными консалтинговых агентств более 80 % всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм – дорогостоя­щее дело: она включает задачи проектирования форм, заполне­ния, хранения данных, а также рутинной обработки каждой со­зданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти фор­мы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется 6 млрд. долл. Хранение, распространение и обработка обходятся еще в несколь­ко раз дороже – стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд. долл.

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на пред­приятиях и в организациях ведется в двух направлениях: переходят от бумажных форм документов к электронным и применяют все более эффективные технологии извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электрон­ная (безбумажная) технология работы; она предполагает появ­ление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пусты­ми полями, оставленными для заполнения пользователем. Фор­мы могут допускать различный тип входной информации и со­держать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно от­править по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кноп­ку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен. Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки, например:

· формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной тех­нологии заполнение и сбор осуществляются или по электрон­ной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

· формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомле­ния и подтверждения (например, к таким формам мож­но отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировоч­ных расходах).

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное при­ложение).

К недостаткам электронных документов можно отнести не­полную юридическую проработку процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от после­дующих изменений или различных видов биометрических под­писей: от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица. Технология обработки электронных документов требует спе­циализированного программного обеспечения, которое позволя­ет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрути­зацией документооборота.

Сравнительный анализ бумажных и электронных форм представлен в табл. 2.3.

Таблица 2.3

Сравнение форм представления информации

Бумажные формы	Электронные формы
Требуют затрат на печать, распространение и доставку	Доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию
Если необходимо внести изменения, форму приходится проектировать заново Отпечатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя	Благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются модификации
Требуют материальных затрат и внушительных пространств для хранения	Вообще не требуют места в шкафах и работы обслуживающих их клерков Материальные затраты, хотя и иные, но остаются
На обработку могут поступать формы, заполненные неправильно или не полностью	Включают интеллектуальные элементы, в числе которых, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников
Не настраиваются на тип пользователя	Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя

Программы обработки электронных документов (ЭД) позволяют:

· вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изме­нены;

· быстро имитировать бумажные формы;

· использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, про­сматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

· использовать для выполнения вычислений в электронных фор­мах как стандартные операции, так и специальные финансо­вые и статистические функции;

· использовать средства для установления связи между фор­мами;

· включать макросы или языки высокого уровня, что позволя­ет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как экранные формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Кро­ме того, необходимо отметить, что почти все основные разра­ботчики программного обеспечения обработки экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предостав­ляет высокоуровневые языки скриптов, или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут вы­полняться определенные задачи, такие, как, например, вычисле­ние суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым зара­нее, хранящимся в базах шаблонов документов и используемым затем для заполнения и последующего использования, можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволя­ют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисле­ния полей ЭД, отсылку по электронной почте. К таким средствам можно также отнести программные сред­ства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяю­щих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вы­числения в них на основе информации, хранящейся в базах дан­ных этих приложений.

Проектирование форм электронных документов (рис. 2.20), т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проек­тирования форм, обычно включает в себя выполнение следую­щих шагов:

· первый шаг – создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (напри­мер, логотипов), т.е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

· второй шаг – определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Для определения перечня макетов экранных форм по каждой задаче проектировщик анализирует (операция П1) «постановку» каждой задачи (Д1.1), в которой приводятся перечни используе­мых входных документов с оперативной и постоянной информа­цией (Д1.2, Д1.3) и документов с результатной информацией (Д1.4). В процессе анализа определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция по­лей нескольких входных документов в один макет. В результате получается перечень макетов экранных форм входных и резуль­татных документов (Д1.5 – Д1.7).

Содержание макетов (операция П2) определяется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов. Содер­жание макетов (Д2.1) – это перечни полей, значения которых дол­жны находиться в файлах с оперативной и результатной инфор­мацией, и типы форматов этих полей.

При выполнении третьей операции П3 осуществляются вы­бор типа формы для каждого макета и проектирование их логи­ческой структуры (Д3.2). Под логическим проектированием ма­кетов подразумеваются распределение полей по зонам выбран­ной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне. На входе операции используется универсум типов форм документов (U3.1).

При построении структур макетов для первичных докумен­тов с оперативной информацией используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Располо­жение полей должно быть в последовательности, соответствую­щей логической структуре документа и файлов с оперативной ин­формацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки ин­формации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной инфор­мацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют, как правило, анкетную форму рас­положения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результат­ных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многостроч­ной содержательной частью.

В основе выбора формы макета лежат принципы минималь­ной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, мак­симальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверно­сти выполнения этих операций.

Работа заканчивается выполнением операции «Программи­рование разработанных макетов экранных форм и их отладка» (П4) с использованием выбранного языка программи­рования (Д4.1) и апробацией их работы.

В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: ин­формационную, предназначенную для собственно самого маке­та, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требо­ваниям:

· должна иметь хороший обзор;

· не должна быть перегружена справочными реквизитами, зна­чения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных при­знаков;

· значения группировочных признаков также должны быть выданы на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;

· каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую сле­дует выдавать на экран при неправильных действиях пользо­вателя;

· должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

· продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с воз­можностью экранной прокрутки всего документа;

· текущее время и дата должны проставляться автоматически;

· общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многоча­совой работе с ним;

· цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отли­чаться от цвета информационной части;

· цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном со­стоянии.

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения под­сказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользо­ватель может работать с этим макетом:

· производить откат на одно поле назад;

· отказываться от ввода;

· производить загрузку введенной записи в базу данных;

· выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной инфор­мацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, ко­торые могут возникнуть при работе с ними, и способами их ис­правления.