Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение — это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

Вопросы и задания для самопроверки

1) Перечислите причины, вследствие которых производят автоматизацию документооборота.

2) Перечислите виды систем электронного документооборота, охарактеризуйте их.

3) Перечислите этапы жизненного цикла документа в СЭД, охарактеризуйте их, приведите примеры.

4) Перечислите требования, которым должны отвечать системы управления документами, прокомментируйте их.

5) На какие три класса делятся системы электронного документооборота?

6) Опишите, чем отличается электронное делопроизводство, или управление документами (document management), от электронного документооборота (docflow).

7) Опишите, чем отличается электронный документооборот (docflow) от систем управление потоками работ (workflow).

8) Перечислите компоненты СЭД.

9) Опишите назначение хранилища атрибутов документов, каким образом эти хранилища реализуются.

10) Охарактеризуйте, чем отличаются хранилища самих документов от хранилища атрибутов документов. Каким образом реализуются эти хранилища документов? 

11) Перечислите и охарактеризуйте подходы к реализации систем электронного документооборота.

12) Перечислите основные функции наиболее известных систем электронного документооборота.

13) Какие, на ваш взгляд, главные достоинства системы DIRECTUM?