В настоящее время рынок насыщен отечественными и западными автоматизированными системами документооборота, максимально адаптированными к нормам российского делопроизводства, но их внедрение не дает желаемого эффекта. Одной из причин является несогласованность терминологии специалистов – документоведов и программистов. Отсюда реализованные в АС технологии работы с документами не соответствуют особенностям делопроизводства.
Например, специалисты ИТ делятся на две категории: одна использует в лексиконе слово «документооборот», а другая – «управление документами». К первой категории относятся отечественные специалисты ИТ, так как в наших нормативных актах нет термина «управление документами». А в английском языке нет аналога слову «документооборот», а есть термин «document management», поэтому западные специалисты ИТ используют термин «управление документами». Сегодня эти лингвистические термины воспринимаются как синонимы.
Однако суть проблемы лежит глубже: в принципиальном отличии подходов к решению задач автоматизации предприятий.
Отечественные ИТ-решения построения документооборота (из–за отсутствия государственного финансирования) создавались по мере появления спроса на них заказчиков, т.е. снизу вверх: с частных задач автоматизации управления инженерными данными (PDM) и ресурсами предприятия (ERP) на основе существующих схем работы, как одного из элементов будущей информационной системы предприятия.
Западные ИТ-решения изначально ориентированы на реализацию крупных и дорогих проектов для предприятий, как по числу рабочих мест и объемов данных, так и по числу реализуемых функций (без учета существующих схем работы предприятий). Их внедрение идет сверху вниз и должно сопровождаться реинжинирингом. При таком подходе система управления документами (документооборот) может рассматриваться как комплексная основа всей корпоративной информационной системы на основе PLM-подхода, т.е. объединяющего остальные компоненты (учет, планирование, внешние связи и т.д. – задачи ERP).
Существует две стратегии автоматизации документооборота:
1) стратегия последовательного внедрения автоматизированных систем, решающих отдельные задачи обработки документов и не интегрированных в единую систему, ведет к усложнению сопровождения и удорожанию. Это стратегия снижает эффект от автоматизации и требует дополнительного внедрения интегрирующих АС при построении ИС;
2) стратегия комплексной системы автоматизации документооборота с обеспечением системной интеграции АС. Именно эту стратегию обеспечивает PLM-подход:
Создание комплексной системы автоматизации документооборота по всему ЖЦИ в едином информационном пространстве иллюстрирует рис. 2.4.
При этом подходе задача разбивается на два этапа:
1) выбор системы управления данными в ЕИП;
2) реализация на ее базе комплекса интегрированных АС;
Цели внедрения PLM-подхода для автоматизации документооборота:
· удешевление разработки и внедрения АС;
· удобство пользователя и унификация интерфейса используемых АС;
· сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса АС;
· построение КИС предприятия для:
- интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных АС;
- обеспечения контроля процессов и поэтапного исполнения событий (бизнес-процессов);
Целесообразность внедрения PLM-подхода для автоматизации документооборота при использовании различных стратегий, иллюстрируется графиком на (рис. 2.5). Из графика видно, что при реализации набора неинтегрированных АС первые внедрения обходятся относительно недорого, но с ростом их количества:
1) существенно растет стоимость сопровождения и обучения персонала;
2) возникает необходимость в их интеграции (например, для построения отчетов, включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам;
3) пользователи вынуждены пользоваться множеством АС с разнородным интерфейсом, что снижает эффективность работы.
Внедрение автоматизации документооборота на основе PLM-подхода избавляет от всех этих проблем, а по мере накопления опыта внедрения очередных АС, снижаются риски неудачного внедрения