Статистическая отчетность представляет собой официальный документ, в котором содержатся сведения о работе подотчетного объекта, занесенные в специальную форму. Чаще всего она базируется на данных бухгалтерского учета.
Первичный учет заключается в регистрации различных фактов (событий, процессов), производимых по мере их свершения. Он существует на всех предприятиях, поскольку без него деятельность предприятия невозможна. Организация первичного учета соответствует интересам, потребностям и условиям деятельности предприятия, вышестоящих органов и народного хозяйства в целом.
Отчетность как форма статистического наблюдения основана на первичном учете и обобщает его. Основными реквизитами отчетности являются: наименование формы; номер и дата ее утверждения; адресаты; период отчетности, или на какую дату представляется; срок представления отчетности; название и адрес предприятия, представившего отчет; подчиненность; подписи ответственных лиц за составление отчета. Методы и формы организации статистической отчетности дифференцируются применительно к различным социальным типам предприятий и формам предпринимательской деятельности – к государственным, арендным, акционерным, кооперативным, совместным и другим, связанным с коллективными и индивидуальными видами деятельности.
Главными принципами формирования статистической информационной базы государственных статистических наблюдений являются унификация и упрощение форм, состава их показателей, устранение дублирования информации. С этой целью Госкомстат производит пересмотр действующих форм на основе базы электронных версий. Значимым результатом реформирования государственной статистики 1990-х гг. было внедрение цензового принципа организации учета с переходом от отраслевого метода сбора информации к статистике предприятий, которая в целом предполагает формирование на единых принципах информационно-статистической базы, содержащей сведения о хозяйствующих субъектах всех отраслей экономики.
Введение унифицированных форм статистической отчетности обусловлено изменениями институциональной структуры производства товаров и оказания услуг в негосударственном секторе экономики РФ. Быстрое развитие предпринимательства способствовало значительному росту числа предприятий и организаций частной и смешанной формы собственности. С внедрением в практику статистического наблюдения унифицированных форм статистической отчетности отменены формы: № 1-п (срочная), № 1-продажа, № 3-п (квартальная), № 1-кс (срочная), № 1-торг (срочная) и др. Изменения коснулись и периодичности целого ряда форм – с квартальной на годовую. Унифицированные формы позволяют применять их для любых предприятий и организаций. Кроме того, проведение ряда дополнительных мероприятий позволило перейти к банковской технологии обработки статистической отчетности, снизив тем самым трудоемкость обработки информации на предприятиях и в органах статистики.