Термины «автоматизированное проектирование», «CAD/CAM/PDM», «САПР» и «электронный документооборот» постоянно на слуху инженеров и проектировщиков АС.

Ситуация, сложившаяся в организациях, где осуществляется хранение и поиск разного рода документов, однотипна. Электронные файлы чертежей разбросаны:

· в компьютерах исполнителей;

· в централизованном хранилище;

· большинство в бумажном виде в архиве.

Поиск нужного файла или бумажного документа занимает в среднем от 20 минут до одного часа в день, для каждого сотрудника.

Целью внедрения электронного архива и документооборота является повышение эффективности работы подразделений, для чего необходимы следующие мероприятия:

1) создание ЕИП в масштабах всего предприятия;

2) обеспечение параллельной коллективной работы разных групп пользователей;

1) централизованное структурированное хранение электронных документов;

2) планомерное формирование электронного архива, как во время разработки документации, так и в результате параллельного переноса данных из бумажного архива в электронный;

3) обеспечение оперативного поиска для получения и обработки документов и данных;

4) обеспечение защиты документов от несанкционированного доступа;

5) обеспечение автоматизации процедуры внесения изменений в рабочую документацию, контроля и регистрации внесения изменений;

6) назначение маршрута согласования документов и контроль сроков его исполнения;

7) контроль сроков исполнения комплекса работ;

8) контроль занятости персонала и оценка продуктивности каждого сотрудника;

9) упрощение процедуры прохождения сертификации на соответствие требованиям различных международных и отечественных стандартов.

В результате проведенных мероприятий упрощается:

· поиск информации и ее обработка;

· получение отчетной информации о реальном состоянии работ и загруженности каждого сотрудника в реальном режиме времени;

· использование информации из PDM-системы контролирующими и смежными службами (бухгалтерией, плановым отделом и др.) для решения повседневных задач.