Деловая беседа является самой распространенной формой делового общения, в отличие от межличностной беседы ее цель – выяснение вопросов, касающихся профессиональной деятельности собеседников.
Деловая беседа представляет собой речевое общение двух или более людей, имеющих определенные полномочия от своих коллективов, организаций. В деловой беседе общающиеся люди имеют возможность убедить собеседника, выразить свою точку зрения, продемонстрировать свою поддержку и понимание. Главной задачей деловой беседы является убеждение собеседника в Вашей правоте.
Функции деловой беседы:
· взаимное общение сотрудников одной организации, фирмы;
· поиск оптимального решения производственной задачи;
· разработка замыслов, идей, стратегий;
· контроль и координация деятельности коллектива;
· поддержание деловых контактов с партнерами по бизнесу;
· стимулирование деловой активности сотрудников предприятия.
Психологи выделяют пять основных этапов деловой беседы: начало, информирование собеседников, предоставление аргументов, принятие решения, завершение беседы. Рассмотрим их более подробно.
Наиболее психологически сложным является начало деловой беседы. В некоторых случаях собеседники заранее знают, о чем пойдет речь, иногда тема беседы известна лишь ее инициатору. На этом этапе главное не совершить ошибки и установить эмоционально положительный контакт с собеседником. Достаточно часто деловые люди совершают ошибку в самом начале деловой беседы, начиная разговор с непосредственного обсуждения вопросов. При таком развитии событий человек не успевает оценить собеседника, а иногда просто обижается таким пренебрежительным отношением к его личности, поэтому психологи рекомендуют вначале беседы установить взаимопонимание между общающимися людьми, для чего целесообразно использовать нейтральные фразы, вопросы о здоровье, настроении и т.п.
Еще одна задача начала беседы – привлечь внимание собеседника к обсуждаемой проблеме. Обычно первые фразы решают, насколько внимательно Вас будут слушать на протяжении всей беседы.
В начале беседы следует избегать:
· признаков неуверенности;
· извинений;
· проявлений неуважения;
· провоцирования партнера по общению.
Г.В. Бороздина приводит несколько примеров психологически правильного начала деловой беседы:
1. Снять напряженность, сказать несколько слов, шутку, т.е. то, что хотелось бы услышать самому.
2. Рассказать жизненную ситуацию, событие, личностные впечатления и увязать их с темой предстоящей беседы.
3. По-деловому четко сообщить собравшимся тему беседы и круг вопросов для обсуждения. (Данный вариант является эмоционально холодным и подходит только для кратковременных бесед).
Вторым этапом деловой беседы является передача информации собеседникам. Данный этап требует серьезной подготовки, во время которой следует продумать, как логичнее и проще представить собеседникам информацию.
Цель второго этапа заинтересовать собеседника предлагаемой информацией, представить ее в выгодном свете. Обычно информация группируется в зависимости от ее важности либо объема. Главное, чтобы предлагаемые слушателю отдельные части были логически связаны между собой и излагались последовательно. Сгруппировав информацию, проанализируйте возможные вопросы собеседника и постарайтесь в своей речи дать на них ответы, как можно более полные по содержанию.
Следующий этап – аргументирование — обычно протекает в форме свободного диалога между собеседниками, в процессе которого задаются вопросы, высказываются замечания. Формы и виды замечаний, а также правила ответа на них будут рассмотрены ниже, здесь же остановимся на психологических особенностях данного процесса.
Прежде всего, не следует негативно воспринимать вопросы собеседника, именно они демонстрируют его интерес к сказанному Вами. Вместе с тем, если вопросов слишком много, значит, Вы не смогли достаточно убедительно и понятно донести информацию.
Ни одна деловая беседа не обходится без замечаний, каждый человек имеет свою точку зрения и при первой же возможности старается ее высказать, следовательно, нельзя раздражаться, перебивать партнера по общению, необходимо фиксировать каждое замечание и по возможности отвечать на него. Обычно данный этап деловой беседы самый длительный, поэтому наберитесь терпения, именно от него будет зависеть конечный результат общения.
Принятие решения осуществляется в любой деловой беседе. Оно может быть выражено в форме монолога, диалога, в письменном виде. В некоторых случаях проект решения готовится заранее, иногда вырабатывается непосредственно в ходе беседы.
Наиболее психологически сложно протекает данный этап при наличии некоторых разногласий у собеседников. В этом случае каждая сторона стремится отразить в решении собственную позицию, поэтому в формулировке решения следует избегать двусмысленности фраз, избыток терминологии. По возможности старайтесь принять решение на основе компромисса, если же одна из сторон не согласна, отложите данный этап либо занесите в решение ее позицию. Самое главное на этом этапе достичь согласия по обсуждаемым вопросам.
Завершение деловой беседы – обычно самый непродолжительный этап. Постарайтесь проводить собеседников, создайте у них впечатление о своей гостеприимности, открытости – это облегчит Ваши дальнейшие контакты. Проявите такт и уважение. Однако не следует искусственно затягивать данный этап, настаивать на угощении, развлекательных мероприятиях и т.п., уважайте чужое время.