Данные статистического наблюдения, первичные данные, представляют собой материал, который подвергается научной обработке с целью получения сводной характеристики изучаемого явления. Это необходимо потому, что статистические закономерности проявляются только в обобщенных данных. В широком понимании статистическая сводка представляет собой систему единичных фактов, позволяющую перейти к обобщающим показателям, относящимся ко всей изучаемой совокупности и ее частям, для анализа и прогнозирования изучаемых явлений и процессов. Статистические сводки различаются по ряду признаков: по сложности построения; по месту проведения и способу разработки материалов статистического наблюдения.
По сложности построения сводка может представлять общие итоги по изучаемой совокупности в целом, без какой-либо систематизации собранного материала. Она определяет общий размер изучаемого явления по заданным показателям. Эта так называемая простая сводка может быть вспомогательной, если содержащаяся в ней информация используется в дальнейшем для углубленного изучения статистической совокупности. Сбор сведений и их итоговое обобщение может иметь и самостоятельное значение. Ценность самостоятельного вида сводки возрастает в условиях рыночной экономики, поскольку итоговые данные по основным показателям могут быть получены более оперативно и потому могут служить базой для принятия оперативных управленческих решений, связанных со сложившейся конъюнктурой рынка. Так, в практике коммерческой деятельности часто данные, обобщенные в целом (например, о состоянии товарных запасов, поступлении в реализацию отдельных товаров, о выполнении поставщиками своих договорных обязательств), имеют первостепенное значение для обеспечения нормального торгово-закупочного процесса, внесения необходимых коррективов в его осуществление.
По месту проведения и способу разработки статистическая сводка может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной сводке все данные сосредотачиваются в одном месте и сводятся по разработанной методике, а при децентрализованной – материал обобщается снизу доверху по иерархической лестнице управления, подвергаясь на каждом этапе соответствующей обработке.
На современном этапе создаются автоматизированные рабочие места с использованием персональных ЭВМ, что приводит к изменениям порядка сбора, выдачи информации и увеличению ее объема по централизованным сводкам, поскольку сводка преимущественно применяется в тех низовых звеньях, где был получен материал.
В статистической сводке систематизируются и группируются цифровые данные, образованные группы характеризуются системой показателей, подсчитываются итоги и результаты представляются в виде таблиц или графиков. Сложная и многогранная работа по статистической сводке информации делится на три этапа:
1) формируются задачи сводки на основе цели статистического исследования;
2) формируются группы и подгруппы, определяются группировочные признаки, количество групп и величины интервала. Решаются вопросы, связанные с осуществлением группировки, включая выделение существенных признаков, установление специализированных интервалов и построение комбинированных группировок;
3) проверка полноты и качества собранного материала, подсчет различных итогов и исчисление необходимых показателей для характеристики всей совокупности и ее частей (техническая сторона сводки).