Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реа­лизации, независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета учета издержек производства  (обращения),  финансовые результаты или виновных лиц, первоначально отражается по учетным ценам по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в коррес­понденции со счетом 41 «Товары». При этом исключение составляют:

1) некомпенсируемые потери товарно-материальных ценностей, возник­шие в результате стихийных бедствий (уничтожение, порча товарных запасов и пр.), некомпенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Такие потери относятся на счет 99 и признаются прочими расходами, что отражается проводкой:

Дебет 99 «Прибыли и убытки»

Кредит 41 «Товары»;

2) недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров и образовавшиеся по вине поставщиков или транспортных ор­ганизаций. Эти суммы учитывают по дебету счета 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям» при приемке товара проводкой:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Рас­четы по претензиям»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При отказе органами арбитража во взыскании данных сумм они спи­сываются со счета 76 соответствующего субсчета на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При вынесении органами арбитража решения о взыскании с постав­щика сумм недостач и потерь товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете поставщика сумма реа­лизации, ранее отраженная по дебету счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кре­диту счета 90 «Продажи», сторнируется на взысканную покупателем сумму недостач и потерь.

Одновременно указанная сумма отражается обычной записью по дебету счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При перечислении сумм покупа­телю счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» дебетуется в корреспонденции со счетом  51 «Расчетные счета». Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 90 «Продажи» и кредиту счета 43 «Готовая продукция».

Восстановленная таким образом на счете 43 «Готовая продукция» сумма списывается затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Итак, на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относят все потери независимо от характера, причины возникновения и источника возмещения.

По дебету этого счета отражают:

· потери в пределах норм естественной убыли при перевозке, хранении и реализации;

· потери от понижения качества плодоовощной продукции при соблюдении нормальных условий хранения;

· потери от недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли в случае, когда конкретные виновники не установлены;

· потери товаров, а также денежных средств, подлежащие взысканию с материально ответственных лиц;

· потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных цен­ностей, во взыскании которых полностью или частично отказано судом вследствие необоснованности исков;

· потери от списания задолженности по претензиям к поставщикам и транспортным организациям за выявленную при приемке недостачу или порчу товаров в случае отказа арбитража в удовлетворении предъ­явленных исков.

По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» приводятся:

· по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товар­но-материальным ценностям – их фактическая себестоимость (в снаб­женческих, сбытовых, торговых предприятиях – стоимость по продаж­ным ценам при ведении учета по этим ценам);

· по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основ­ным средствам – их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленного износа);

· по частично испорченным материальным ценностям – сумма опреде­лившихся потерь.

По недостачам (хищениям) и порче материальных ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценно­стей» с кредита счетов учета названных ценностей.

В организациях торговли в тех случаях, когда недостача, порча или хище­ние материальных ценностей отражаются в учете до списания суммы НДС, уплаченной при приобретении, они фиксируются по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в уста­новленном для списания недостач порядке без возмещения (зачета) соот­ветствующего НДС из бюджета, что можно отразить проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Списание сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, в том числе и товаров, регулируется законодательством и учредительными документами.

Порядок списания отражен в Плане счетов бухгалтерского учета. По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» списываются:

· недостачи и потери от порчи ценностей в пределах предусмотренных в договоре величин  – на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении) или в пределах норм естественной убыли (при наличии норм) – затрат на производство и расходов на продажу (когда они выявлены при хранении или реализации);

· недостачи ценностей сверх норм убыли (при наличии норм) и потери от порчи и похищенных ценностей – в дебет счета 73 «Расчеты с пер­соналом по прочим операциям»;

· недостачи ценностей сверх норм убыли при отсутствии конкретных ви­новников, а также недостачи и хищения товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, – на счет 91 «Прочие доходы и расходы», что отражается проводкой:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Также в соответствии со ст. 265 НК РФ суммы убытков от хищений, виновники которых не установлены, относятся к прочим расходам (для целей исчисления налога на прибыль), что должно фикси­роваться бухгалтерской записью:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета затрат на производство и расходов на продажу спи­сываются недостающие ценности по их фактической себестоимости.

Недостачи сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, а также по­хищенных ценностей за счет материально ответственных лиц учитываются по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», при этом на сумму недостачи по учетным ценам делается проводка:

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По решению руководителя организации с виновного лица должна быть взыскана стоимость недостающих ценностей по рыночным ценам. При этом на сумму разницы между стоимостью недостающих ценностей, отнесенной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94, делается запись:

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов».

Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с винов­ных лиц, отражаются проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

Одновремен­но на эти суммы дебетуется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По ме­ре погашения задолженности кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расхо­ды» и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов».

При погашении недостачи материально ответственным лицом на сумму внесенных платежей делаются проводки:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Недостачи, кроме того, могут быть удержаны из заработной платы. Это отражается записью на соответствующую сумму:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».