Порядок проведения и документального оформления результатов ин­вентаризации определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Мини­стерства финансов РФ от 13.06.95 № 49.

Комиссия при обязательном участии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хране­ния ценностей в отдельности. Товары, находящиеся в разных изолиро­ванных помещениях у одного материально ответственного лица, проверяют и оформляют описями-актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют, и комиссия переходит в следующее помещение.

Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценно­стей путем их обязательного пересчета, перевешивания, перемеривания. При явной нецелесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных и пронумерованных кипах, ящиках, боч­ках, допускается внесение этих товаров в описи по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговорено. Причем не менее 10 % таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должно быть подвергнуто обязательной выборочной проверке. При этом если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, то ко­миссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар.

Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия (по данным учета или со слов ответственного лица) запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчета и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносят в инвентаризационную опись. Массу товаров, хранящихся навалом, допус­кается определять путем обмеров и технических расчетов. Ведомости от­весов и акты обмеров прилагаются к описям.

Для ускорения проведения инвентаризации товаров на складах и запол­нения инвентаризационных описей с помощью компьютеров целесообразно использовать ярлыки (кипные карты) и штрих-коды. В ярлыках (кипных картах) с помощью штрих-кодов указывают наименование товара, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие признаки, цену и количест­во товара. Ярлыки (кипные карты) помещают на видном месте или при­крепляют к кипе. Информация с них считывается в компьютер автомати­чески с помощью специальных оптических читающих устройств (сканеров).

Члены комиссии проверяют правильность наименования и количества товаров, указанных в ярлыках, после чего в них проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлыки (кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, материально ответственное лицо и председатель комиссии. Сведения о них заносят в инвентаризационную опись.

Ярлыки, партионные и кипные карты хранят до выведения окончательных результатов инвентаризации, а затем уничтожают.