Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обыч­но в двух, а при приеме-передаче – в трех экземплярах. Заполняют опись либо вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компьютере. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц (штуках, килограммах, метрах и т.п.). Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными ли­цами. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

В конце каждой описи материально ответственные лица оформляют расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в на­стоящей инвентаризационной описи с № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

В случае смены материально ответственного лица в описи расписы­ваются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их.

Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материаль­но ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью «Матери­альные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи.

При длительном проведении инвентаризации на складе с письмен­ного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены от­дельной описью «Материальные ценности, отпущенные во время инвента­ризации». В расходном документе делают соответствующую отметку.

Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не при­надлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводи­тельных документов), инвентаризуют вместе с собственными и оформляют отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтвер­ждающий принятие товара на ответственное хранение.

На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором указывают наименование и количество товара (по документам бухгалтерско­го учета), дату отгрузки, перечень и номера отгрузочных документов.

Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предлагают меры по устранению недостатков, списанию недостач в пределах норм убыли, зачета пересортиц.

Первые экземпляры описей товаров и тары с их перечнями, контроль­ные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии с другими документами передают на рассмотрение центральной инвента­ризационной комиссии.