Организация внутрихозяйственного контроля в соответствии с нормативно-правовыми актами, регулирующими бухгалтерский учет и контроль, осуществляется в нескольких направлениях. Важ­нейшим из этих направлений является учетная политика.

В соответствии с федеральным законом № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» при подготовке учетной полити­ки предприятия ответственным является главный бухгалтер предприятия. В учетной политике в обязательном порядке должна быть определена система внутреннего контроля:

· правильности оформления первичных документов бухгал­терского учета хозяйственных операций,

· целесообразности, рациональности и соответствия норма­тивно-правовым актам, регулирующим данные хозяйствен­ные операции,

· порядка распределения ответственности по осуществлению хозяйственных операций среди должностных лиц предприя­тия, принимающих решения о их проведении и подготавлива­ющих документы на их совершение,

· правил документооборота первичных бухгалтерских до­кументов с определением руководителей, имеющих право их подписи, и исполнителей, выпускающих эти документы в хо­зяйственный документооборот.

Контроль организуется таким образом, чтобы предотвратить хо­зяйственные операции, которые нецелесообразны или являются следствием злоупотребления, а также обязательны для исполнения только с разрешения ответственного должностного лица, несу­щего за эти операции материальную ответственность.

В учетной политике предприятия отражаются права главного бухгалтера, ответственность и обязанности должностных лиц по со­ставлению первичных бухгалтерских документов, подтверждающих хозяйственные операции, сроки исполнения и представления их в бухгалтерию.

Согласно закону «О бухгалтерском учете» на главного бухгалтера воз­ложена обязанность по обеспечению соответствия осуществляемых хо­зяйственных операций законодательству Российской Федерации, по контролю за движением имущества и выполнением обязательств предприятия.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные докумен­ты, финансовые и кредитные обязательства считаются недействи­тельными, и не должны приниматься должностными лицами к ис­полнению. В случае разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйствен­ных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. Процедура отказа главного бухгалтера от подписа­ния первичного документа или иных документов должна быть соот­ветствующим образом оформлена и может быть отражена в учетной политике предприятия. Это положение вытекает из законодатель­ства, которое не допускает отражения в учете хозяйственных опера­ций, не оформленных должным образом.

Бухгалтерия предприятия обеспечивает контроль над правильным оформлением учетных записей, так называемую таксировку доку­мента и контировку на соответствующих счетах, своевременное от­ражение их в регистрах и возможные исправления в документах.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документо­оборота. Правильная организация документооборота на предприя­тии – существенное условие своевременного и достоверного бух­галтерского учета. Именно правильное оформление первичного документа обеспечивает их юридическую силу.

Под документооборотом понимается организованное на пред­приятии движение первичных бухгалтерских документов с момента их создания (первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не пред­ставляется возможным – непосредственно по окончании операции) или получения до завершения исполнения или отправки.

Своевременное и качественное оформление первичных учет­ных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти доку­менты.

В соответствии с федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, а документы, не предусмотрен­ные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денеж­ном выражении;

· наименование должностных лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформ­ление;

· подписи должностных лиц и расшифровка их фамилий и долж­ностей.

Технология контроля движения входящих первичных бухгалтер­ских документов представлена на рис. 3.3.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота может быть оформ­лен в нескольких вариантах, но, как правило, их оформляют в виде схемы или в виде перечня работ по созданию, контролю и обработке первичных документов с указанием, где составлен документ, кто ответственный за составление и контроль и срока исполнения и пред­ставления в бухгалтерию для свода.

Формирование графика документооборота является сложным и трудоемким процес­сом, требующим усилий не только главного бухгалтера, но и всех должностных лиц предприятия. Это связано с тем, что график документооборота должен увязываться с должност­ными инструкциями работников предприятия и (или) трудовыми договорами, учетной политикой предприятия и с формированием архива. Фрагмент графика документооборота имеет следующий вид:

График документооборота, утвержденный приказом руководи­теля организации, должен устанавливать на предприятии движение первичных документов – от создания

и учета до обработки и сдачи документов в архив. Главное требование к документообороту – это рациональное его построение, учитывающее оптимальное количе­ство структурных подразделений и должностных лиц, имеющих от­ношение к документу. При этом движение документа должно быть оптимальным и способствовать усилению контроля со стороны всех должностных лиц.

Важный участок контрольной работы – определение на пред­приятии внутрихозяйственной отчетности, которая также дополня­ет своевременный контроль за деятельностью структурных подразде­лений.

Особое место в системе внутрихозяйственного контроля и учет­ной политике отводится порядку организации и проведению инвен­таризаций имущества и расчетов предприятия, т.е. фактическому контролю сохранности имущества предприятия.

Инвентаризация – это организованный в соответствии с нор­мативно-правовыми актами, регулирующими бухгалтерский учет, фактический подсчет в натуральном выражении имущества пред­приятия, выявле­ние его принадлежности, описание основных признаков, определе­ние технического состояния, а также оценка этого имущества. Инвентаризации подлежит также выверка обязательств предприятия. Периодичность и сроки проведения инвентаризации устанавливаются самими предприятиями и утверждаются в учетной политике. Более подробно об инвентаризации изложено в разделе 8 данного пособия.

При инвентаризации осуществляется контроль наличия товарно-материальных ценностей, определяются и устраняются ошибки в учете и оценивается работа материально ответственных лиц, выявляются недо­стачи и излишки, в том числе образованные вследствие естественных причин, устанавливаются точные учетные данные об остатках материальных ценностей на про­веряемый период и выверяются обязательства предприятия.

В соответствии с ПБУ 5/01 « Учет материально-производственные запасов» бухгалтерская служба предприятия обязана:

· осуществлять контроль своевременности и полноты про­ведения инвентаризаций;

· требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

· следить за своевременным завершением инвентаризаций и до­кументальным оформлением их результатов;

· отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при ин­вентаризациях расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактиче­ским наличием имущества и данными бухгалтерского учета отража­ются следующим образом:

· излишек имущества – приходуется по рыночной стоимо­сти на дату проведения инвентаризации, и сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

· недостача  имущества и его порча в пределах норм естественной убыли – относятся на издержки производства или на обращения (расходы), недостача  имущества и его порча сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списыва­ются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.