Организация документооборота включает составление графика прохож­дения до­кументов, контроль за правильностью оформления документов и со­ответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учёта. Оп­тимизация документооборота позволяет установить количество необходимых доку­ментов и число работников, которые обраща­ются с данными документами.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требова­ния:

1) первичные учётные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

2) при приёме документов должна осуществляться проверка правильно­сти арифмети­ческих вычислений;

3) документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодатель­ных и нормативных актов;

4) все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответствен­ных за их составление, с указанием даты исправления;

5) по любой сделке должны быть представлены все необходимые доку­менты (дого­вор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения ра­бот, смета, счёт-фактура, пла­тёжное поручение).

При составлении графика документооборота главный бух­галтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первич­ными документами (ра­ботники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи). В офици­альном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных доку­ментов и сроки предоставления дан­ных документов в бухгалтерию. Реко­менду­ется оформить соответствующий приказ руководителя организации, в ко­то­ром также устанавливается ответственность за несвоевременное представ­ление доку­ментов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном по­рядке. Бухгалтер, при­нявший документы, оформленные с нарушением пра­вил, несёт персональную ответст­венность. Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учёта. Для этого к каждому первич­ному учётному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответствен­ного бухгалтера. На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформ­ления пер­вичных учётных документов и отражение на их основании фактов хозяйственной дея­тельности на счетах бухгалтерского учёта.

В структуре до­кументооборота выделяют доку­ментооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

· перечень первичных документов, применяемых в организации;

· список работников, имеющих право подписывать данные доку­менты и нести от­ветственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руко­водителем организации);

· рабочая схема действующих отделов организации;

· порядок движения каждого документа между отделами организа­ции и срок их представления конечному потребителю ин­формации;

· график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать исчисление налогов и составление бух­галтерской отчётности.

Рис. 3.3. График документооборота

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в доку­ментообороте, вручается соответствующая выписка и определяется от­ветственность за невыполнение требований документооборота. В общем виде график документооборота имеет следующий вид (рисунке 3.3).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учёте» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный до­кумент, прошедший обработку, подшивается в папку – «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Технология обработки получаемой информации базируется на анализе количества и качества первичных учётных документов, выявлении стандартных фактов хозяйственной деятельности, подлежащих отражению на счетах бухгал­терского учёта и регистрах налого­вого учёта, а также на многих других факторах.

Практическая работа

Задание

Построить график документооборота:

1) по предъявлению на оплату счет-фактуры поставщиком;

2) требования для передачи материалов со склада в места их использования.