Структура предприятия – организационная база для построения на предприятиях внутренней системы учета и контроля.

Действующая в настоящее время система бухгалтерского учета не дает достоверной информации о распределении затрат на продук­цию, работы и услуги, и исчисляемая с участием этих показателей рентабельность производства не в полной мере соответствует фак­тическому положению. Один из главных недостатков действующей системы бухгалтерского учета в том, что она совершенно не дает от­вета на вопрос об участии каждого работника предприятия и отдельных подразделений в формировании затрат и прибыли, т.е. в эффективности их трудовой деятельности. В связи с этим перед бухгалтерским учетом стоимости все акту­альнее встает вопрос о такой организации учета и контроля на пред­приятии, которая могла бы включать  объединение основных элементов организации и управления деятельности предприятия.

Эти вопросы можно решить с помощью организации центров от­ветственности и системы планирования и бюджетирования, сформи­рованной на основе этих центров. Соответственно и бухгалтерский учет должен обеспечить учетный процесс, построенный на основе центров ответственности.

Бюджетированием называется процесс согласованного планиро­вания деятельности организации и управления ею с помощью бюдже­тов и экономических показателей, позволяющих определить вклад каждого подразделения и каждого менеджера в достижение общих целей. Бюджет – количественно детализированный план деятельно­сти предприятия в целом и отдельных его структурных подразделе­ний, направленный на достижение целей организации.

Эти определения выражают три основных аспекта бюджетиро­вания:

· во-первых, речь идет о направленности бюджетов в будущее, по­скольку прошлое для планирования имеет значение лишь в качестве ориентиров при формировании системы плановых показателей и ба­зы для возможных сравнений;

· во-вторых, бюджет обязательно должен быть выраженным коли­чественно для определения по истечении бюджетного периода, ре­шена ли поставленная задача;

· в-третьих, бюджеты не являются самоцелью планирования, а цен­ны настолько, насколько способствуют достижению целей органи­зации, и позволяют соотнести фактически полученный результат с клановыми показателями и целями, определенными в стратегиче­ском плане, т.е. выполняют контрольную функцию.

В условиях такой организации бухгалтерского учета контроль ставит своей целью определить вклад каждого центра ответственно­сти в достижение целей, стоящих перед центром, выявление причин отклонений и своевременное принятие мер к устранению причин и условий порождающих такие отклонения.

В целях поддержания системы контроля необходимо создание инструмента, обеспечивающего порядок и определяющего сроки, содержание и качество выполняемых на предприятии хозяйственных операций. Таким инструментом является план (бюджет), на него в первую очередь опирается контроль, и чем более он четкий, пол­ный, тем эффективнее будет контроль.

Главной целью введения системы бюджетирования на предприя­тии является достижение поставленных в уставных документах соб­ственниками или руководством целей, которых можно добиться с помощью бюджетов. Бюджеты  проявляют себя через выполнение присущих им функций (рис. 4.1):

· как инструмент текущего (краткосрочного) планирова­ния указывают пути использования ресурсов с учетом имеющих­ся в данный момент и ожидаемых в ближайшем будущем рыночных возможностей и оптимальной эффективности;

· служат средством контроля и оценки результативности деятельности, который осно­вывается на сравнении тактически достигнутых и плановых показа­телей (контроль с обратной связью), а также плановых (бюджетных) показателей с целями организации (контроль с прямой связью);

· позволяют проконтролировать воздействие множества факторов, влияющих на конечный результат;

· дают критерии оценки работы ме­неджеров, а различные составляющие бюджета определяют сферу ответственности менеджеров.

Степень выполнения бюджета должна быть основой и критерием оценки деятельности как самого менед­жера, так и системы материального стимулирования подчиненных ему сотрудников.

До начала бюджетного периода этапы подготовки бюджета объединены в фазу  планирования. С начала бюджетного периода начинается фаза реализации, которая вклю­чает помимо исполнения бюджета все текущие аналитические процедуры. Подготовка итоговых отчетов и анализ формируют за­вершающую фазу бюджетного цикла. Таким образом, бюджетный цикл, соответствующий одному бюджетному периоду, длится го­раздо дольше, чем сам бюджетный период, поскольку начинается задолго до его начала и заканчивается после его завершения, когда уже длится фаза реализации следующего цикла. Получается, что через очень небольшой промежуток времени после завершения от­чета об исполнении бюджета, нужно начинать готовить следующий бюджет.