Учет материальных запасов в зависимости от принятой в органи­зации формы бухгалтерского учета может вестись:

1) в журналах-ордерах № 10-а, 10/1 и ведомости № 10-а при при­менении журнально-ордерных форм счетоводства;

2) в ведомости учета производственных запасов и товаров, а так­же НДС, уплаченного по ценностям № В-2, ут­вержденной приказом Минфина № 64н, при применении упрощенной формы бухгалтерского учета с ис­пользованием регистров бухгалтерского учета;

3) в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельнос­ти № К-1, утвержденной приказом Минфина России № 64н, при применении простой фор­мы бухгалтерского учета;

4) в Книге учета доходов и расходов, утвержденной приказом Мин­фина России от 30 декабря 2005 г. № 167н, организациями, при­меняющими УСН, выбравшими в качестве объекта налогообло­жения доходы, уменьшенные на величину расходов.

Бухгалтерский учет материальных запасов позволяет осуществлять контроль за их:

1) наличием;

2) сохранностью;

3) эффективным использованием;

4) правильным документальным оформлением.

Рассмотрим каждую из задач более подробно.

Контроль за наличием материальных запасов. Задача контроля за наличием материальных запасов заключается в информировании руководства организации о наличии или отсутствии тех или иных видов материальных запасов, поддержании на складе количества материальных запасов, достаточного для обеспечения бесперебойного производственного процесса. Данная задача выполняется путем оперативного отслеживания текущих объемов материальных запасов и информирования руководства, когда их количество достигнет «точки заказа», т.е. минимально необходимого для обеспечения бесперебойного процесса производ­ства количества материальных запасов, которое будет потреблено за то время, пока будет осуществляться поставка следующей партии данных материальных запасов.

Контроль за сохранностью материальных запасов. Указанная зада­ча решается путем:

1) закрепления за лицами, производящими прием и выдачу запа­сов, материальной ответственности;

2) проведения периодических инвентаризаций остатков матери­альных запасов.

Контроль за эффективным использованием материальных запасов. Руководством организации могут утверждаться нормативы расходо­вания материальных запасов. Бухгалтерский учет призван отслежи­вать соблюдение указанных нормативов и своевременно информи­ровать об их нарушении. Это решается посредством выда­чи материальных запасов по лимитно-заборным картам, в которых указывается максимально допустимая величина выдачи запасов по карте. Как только лимит по карте будет исчерпан, бухгалтерский учет регистрирует данный факт, что позволяет руководству в оперативном режиме установить причины превышения лимита и предпринять не­обходимые меры.

Контроль за правильным документальным оформлением материаль­ных запасов. Удельный вес материальных затрат в их общем объеме достигает порой 80 %. Однако без их правильного документального оформления невозможно, во-первых, предъявить претензии поставщикам в случае поставки недоброкачественных материалов, ошибок по их количеству, ассортименту и т.д., во-вторых, принять указанные расходы в целях налогообложения.

В зависимости от специфики деятельности организации бухгалтерский учет материальных запасов может быть организован по методу:

3) периодической инвентаризации;

4) перманентной инвентаризации.

Метод периодической инвентаризации заключается в том, что в течение месяца учет расходования материальных запасов не ведется. В конце каждого отчетного периода на складах у материально-ответственных лиц проводятся инвентаризации. Количество и стоимость материальных запасов, переданных в производство, определяется формуле:

М_п  = О_н + П – О_к,

где  М_п – сумма материалов, переданных в производство; О_н – остаток материальных запасов на начало отчетного периода; П – поступление материальных запасов в отчетном периоде; О_к – остаток материальных запасов на конец отчетного периода.

Достоинством указанного метода является его простота.

Метод перманентной инвентаризации заключается в оперативном отражении в количественном выражении процесса расходования ма­териальных запасов, т.е. регистрируется каждое расходование мате­риальных запасов с указанием их количества.

Очевидно, что метод перманентной инвентаризации тем более трудоемок, чем больше движение материальных за­пасов. Однако по сравнению с методом периодической инвентаризации данный метод позволяет:

1) организовать контроль за наличием материальных запасов, так как отслеживается остаток каждого вида запасов на каждую дату;

2) повысить эффективность использования запасов, так как позволя­ет выявлять сокращение товарных запасов в результате потерь, порчи или хищения;

3) обеспечить составление отчета о прибылях и убытках на любую дату без обязательного проведения инвентаризации.