Под информацией понимаются сведения, полученные в ре­зультате переработки данных, представляющих собой сигналы, из которых извлекается информация. Согласно классической теории информации, понятие информация определяется через меру уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это понятие научное и впервые было дано в 50-е годы нашего века в трудах К. Шеннона и Н. Винера по теории информации в связи с развитием нового научного направления — кибернетики. Первоначально теория информации возникла как количественная математическая теория.

Понятие "информация" в последние десятилетия стало одним из самым употребляемых категорий современной научной мысли и встречается практически во всех областях научного знания: науке о мышлении, природе, обществе, в правовых аспектах.

Идет непрерывный процесс переосмысления (углубления и расширения) этого понятия. Если сначала под информацией понимались сведения, передаваемые людьми устным, письмен­ным или иным способом, то к концу XX в. информация стала рассматриваться как универсальная субстанция, пронизываю­щая все сферы человеческой деятельности, служащая провод­ником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопони­мания и сотрудничества, утверждения стереотипов мышления и поведения. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.

С развитием производства и ускорением темпов развития общества информация приобрела свойства товара и стала объек­том рыночных отношений, значимость которых потребовала их правовой регламентации.

Термин "информация" уже более 50 лет используется в журналистике, где он выступает одной из центральных и наибо­лее общих категорий. Кроме того, математические методы тео­рии информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информаци­онные идеи применяются в биологии, которая предполагает, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации, а также в психологии, физиологии нервной высшей деятельности, педагогике. Особое место понятие "ин­формация" заняло в длинном ряду социальных наук — теории управления, экономике, политике и т.д.

Социальная информация — ориентирующее знание о состо­янии социальной системы, процесс обеспечения информацион­ных потребностей общества на основе применения информаци­онных технологий. Информация — это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важней­шая часть его интеллектуальной собственности, доля которой постоянно возрастает. Можно сказать, что информация — это инфраструктура интеллектуальной собственности, ибо интеллектуальная собственность берет начало от информации как фундаментальной базы.

Особенно велико значение информации (процессов ее сбора, хранения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами.

Достоверная информация необходима для всех этапов управ­ления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, приня­тия управленческих решений, для организации и регулирования управляющей системы. Субъект управления также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он корригирует прошлые решения и принимает новые с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий. Поэтому сбор и переработка информации, ее эффективное использование — необходимый компонент управления. Инфор­мация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе социальная. Отражая общественные отношения (в ши­роком смысле), отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации.

Первоисточник социальной информации — общество, его разные сферы и стороны жизни.

Информация классифицируется по различным основаниям:

· сферам общественной жизни (экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная);

· источникам поступления (внутренняя и внешняя);

· материальным носителям (бумажная, электронная, электри­ческая);

· формам носителей (средства массовой информации — радио, телевидение, печатная продукция — книги, газеты, журналы);

· периодам использования (условно-постоянная — справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

· видам основных функций управления (прогнозная, организа­ционная, контрольно-учетная, регулятивная);

· характеру представления (количественная и качественная).

Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое значение имеет ее смысло­вое содержание. К информации обычно предъявляются опреде­ленные требования:

1) полнота — отражение в полной мере управляемых процес­сов;

2) достоверность — формирование на основе объективных данных;

3) оперативность — поступление в сроки, достаточные для принятия своевременного решения;

4) недопустимость неиспользуемых сведений ("шума"), осложняющих принятие решений;

5) прозрачность — невозможность различных толкований;

6) экономичность затрат при сборе информации, максималь­но возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.

Информация, используемая в управлении общественными системами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков: исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленческих реше­ний; сами решения или управленческие команды, предопреде­ляющие организацию управляющих и управляемых систем; ре­гулирующая информация, представленная различного рода параметрами, нормативами, законами, инструкциями, техноло­гическими картами и т.д.; оперативная информация, поступаю­щая в процессе функционирования системы и характеризующая ее состояние; внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) свя­занных с данной системой; контрольно-учетная информация, характеризующая течение и результаты работы системы. Ото­брать из многообразия информации данные, имеющие для уп­равления существенное значение, — важная и трудная задача.

Всю информацию можно подразделить на потоки внутри данной системы, между ее компонентами (внутренняя инфор­мация) и потоки информации, циркулирующей между данной системой и внешней средой, с которой она состоит в функциональных связях (внешняя информация).

Информация внутреннего порядка обеспечивает взаимодействие между звеньями системы, цементирует их в единое целое, обеспечивает их движение к стоящей перед системой общей цели. Информация внешнего порядка устанавливает коммуникации данной системы с другими системами, оказывающими на нее различного рода воздействие.

Особенно большое значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления. Информация этого рода включает два типа потоков: потоки, циркулирующие по каналам прямой связи — от субъекта к объекту (прямая информация); потоки, циркулирующие по каналам обратной связи — от объекта к субъекту (обратная информация). Над­лежащая организация прямой информации обеспечивает свое­временное и качественное поступление на объект различного рода (исходных, корригирующих, контролирующих и т.д.) ко­манд со стороны субъекта, а обратной информации — поступле­ние к субъекту данных о состоянии объекта и достижении (или не достижении) поставленной перед ним цели.

Оптимальным течение информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы.

Средствами интенсификации информации являются научно-техническая революция, использование в информационном деле новейших достижений науки и техники; научная организация, управление информационными процессами; подготовка и совершенствование специалистов, обслуживающих информационные службы системы управления.

Разработка системы мер, расширяющих возможности наибо­лее эффективного использования информации, — важное усло­вие успеха в управлении. Среди этих мер первостепенное значе­ние имеет тщательная подготовка субъекта управления к воспри­ятию, оценке информации, выработка умения оценить ее соци­альную значимость, выбрать из потока информации наиболее общезначимую, наиболее социальную, поскольку информация этого типа неоценима в управлении. Сбор и обработка социаль­ной информации немыслимы без применения современных тех­нических средств.

Успешное применение компьютерной техники возможно лишь при условиях:

· экономичности, т.е. достижения большего эффекта по срав­нению с применением обычных вычислительных средств;

· точного определения пригодности первичной информации для обработки и анализа компьютерными средствами;

· соответствия системы управления возможностям успешного применения компьютеров;

· соответствия документации принципам вычислительной тех­ники;

· наличия соответствующих специалистов.

Благодаря тому, что компьютерная техника действует авто­матически, по заранее составленным человеком программам, всю фактическую работу по переработке и анализу информации они выполняют без непосредственного участия человека; в результа­те скорость работы этих машин не ограничивается его физиоло­гическими возможностями и определяется быстродействием составляющих физических элементов, из которых они состоят. Физические устройства, которыми обладают современные устройства, позво­ляют запоминать и хранить практически неограниченные объемы информации.

Таким образом, компьютерная техника как орудие переработ­ки и анализа информации открывает принципиально новые возможности для оперативной обработки больших объемов ин­формации, позволяющих достаточно глубоко и полно вскры­вать тенденции и закономерности развития общества и тем самым успешно решать управленческие задачи.

Теперь развивающееся техническое оснащение деятельности аппарата управления может включать в себя:

· оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, рас­положенными на рабочих местах практически каждого управля­ющего;

· программы, обеспечивающие взаимодействие человека и ма­шины, включают необходимые средства для обработки инфор­мации и отражают накопленный опыт аппарата управления;

· коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами, а также с внеш­ними источниками информации;

· устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Изменения в содержании, организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизирован­ных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника инфор­мационного обеспечения руководителя. Особое значение приоб­ретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персо­нальных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке, распространению информации осуществляется интерфейсами "человек — машина", не требующими специаль­ной подготовки.

Существенно меняется также техника хранения и обработки информации, не допускается неполная информация, дублирова­ние, информация, рассчитанная на другие уровни управления.

Во-вторых, осуществляется определенная автоматизация функций руководителя. Выросло количество эффективно функ­ционирующих автоматизированных систем, охватывающих про­изводство, хозяйственную деятельность, организационно-техно­логические процессы. Все большая часть работы при составле­нии планов передается компьютеру. При этом существенно по­вышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем управ­ления. Усовершенствовались системы контроля, в том числе такие, которые дают возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивают нахождение вероят­ных причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменились и средства коммуника­ции, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессо­ров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, кон­ференций между отдаленными пунктами, быстрого получения информации исполнителями. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с под­чиненными и вышестоящими органами.