Развитие теории и практики контроля привело к созданию нового направления в менеджменте – контроллингу. Он включает административный и технологический контроль, ревизию, аудит (рис. 4.8)
Объектами контроллинга являются конечная продукция, технологические и управленческие решения. Для УР составляющие контроллинга имеют следующие толкования:
· административный контроль – проверка и постоянное наблюдение за процессами РУР, сроками и качеством их исполнения;
· технологический контроль – проверка и постоянное наблюдение за используемыми технологиями при разработке и реализации УР;
· ревизия – документальная фискальная проверка результатов разработки или реализации УР.
· аудит – документальная проверка результатов разработки или реализации УР, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Аудиторов обычно выбирает сама контролируемая организация.
Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до начала реализации целей и программ организации. Основная его – задача разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальнейшего контроля. Неудачно разработанная система контроля может ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля.
Текущий контроль осуществляется в ходе разработки и реализации УР по разработанному регламенту. Контроль может быть пассивным или активным. Заключительный контроль выполняется после завершения работ и достижения целей.
Контроль имеет три важные функции:
1. Создание или пополнение базы данных по следующим направлениям:
· наименование целей и составляющих их задач;
· начальные, промежуточные и конечные параметры деятельности организации;
· перечень критериев для оценки исходных данных и динамики их изменения;
· набор решений о корректировках в контрольной деятельности;
· сроки разработки и выполнения;
· побочные (положительные и отрицательные) результаты достижения целей при конкретных параметрах деятельности организации;
· набор дополнительных решений по нейтрализации или усилению побочных явлений.
Эта база данных позволит руководству организации расширить спектр типовых заданий, средств и методов их эффективного выполнения, что необходимо при дальнейшем выполнении аналогичных работ.
2. Формирование статистики деятельности организации, позволяющей руководителю или специалисту принимать более эффективные решения при форс-мажорных ситуациях.
3. Выявление инновационных технологий (производственных и/или управленческих), прошедших апробацию. Эти технологии могут стать предметом продажи как интеллектуальная собственность.
Юридическую основу для проведения контроля составляют учредительные документы и решения вышестоящих органов, а для внеплановой – уголовно-процессуальный кодекс, постановления вышестоящих органов управления, в том числе постановления акционеров организации.
Все технологии РУР включают контроль. Приоритет контроля над другими средствами и методами РУР имеет «технология управления по результатам».
Контроль должен быть своевременен, понятен, прост и экономичен.
Контроль можно классифицировать по следующим признакам:
· стадия жизненного цикла товара – контроль на стадиях стратегического маркетинга, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, (НИОКР), организационно-технологической подготовки производства (ОТПП), производства, подготовки объекта к эксплуатации, технического обслуживания, ремонта;
· объект контроля – предмет труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружающая природная среда, параметры инфраструктуры региона, документы, информация;
· стадия производственного процесса – входной, операционный контроль, контроль готовой продукции, ее транспортировки хранения;
· исполнитель – самоконтроль, контроль со стороны менеджера, контрольного мастера, отдела технического контроля, инспекционный, государственный и международный контроль;
· возможность дальнейшего использования объекта контроля – разрушающий и неразрушающий контроль;
· принимаемое решение – активный (предупреждающий) и пассивный (по отклонениям) контроль;
· степень охвата объекта контролем – сплошной и выборочный контроль;
· режим контроля – усиленный (ускоренный) и нормальный контроль;
· степень механизации – ручной, механизированный, автоматизированный и автоматический контроль;
· время контроля – предварительный, текущий, заключительный контроль;
· способ получения и обработки информации – расчетно-аналитический, статистический и регистрационный контроль;
· периодичность выполнения контрольных операций – непрерывный и периодический контроль.
Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента указаны в таблице 4.1.
По первым двум подсистемам контроль должен осуществлять лично высший руководитель фирмы, так как от обоснованности и реализации этих подсистем зависит эффективность системы менеджмента в целом. Общий контроль по остальным подсистемам высший руководитель может поручить своим заместителям, службе системы менеджмента либо другим подразделениям.
Приведенные в таблице 4.1 предметы контроля по подсистемам даны укрупненно. На следующем этапе структуризации в зависимости от размера и структуры фирмы, особенностей выпускаемых товаров и других факторов по каждому предмету руководитель подсистемы должен строить подробные планы контроля.
Таблица 4.1
Предметы контроля по подсистемам системы менеджмента
|
Подсистема системы менеджмента |
Предмет контроля |
|
1. Научное обоснование системы |
1) Наличие и достоверность прогноза воспроизводственных циклов и циклов прибыльности развития товаров; 2) Применение научных подходов и принципов менеджмента; 3) Отражение функций менеджмента в положениях о подразделениях фирмы и должностных инструкциях; 4) Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и методы выполнения функций менеджмента (по анализу, прогнозированию, нормированию, оптимизации, планированию, оценке, организации процессов, учету и контролю, мотивации, регулированию) |
|
2. Целевая подсистема |
1) Рыночная стратегия фирмы; 2) Дерево целей фирмы на перспективу; 3) Нормативы конкурентоспособности товаров на конкретных рынках; 4) Показатели качества и ресурсоемкости и конкурентов на текущий момент и на перспективу; 5) Показатели организационно-технического уровня производства фирмы и конкурентов на текущий момент и на перспективу; 6) Показатели социального развития коллектива фирмы и охрана окружающей среды на текущий момент и на перспективу; 7) Экономическая эффективность системы менеджмента фирмы |
|
3. Управляемая подсистема |
1) Обоснованность маркетинговой стратегии фирмы; 2) Качество и глубина разработок НИОКР; 3) Организация технологической подготовки производства (ТПП); 4) Организация производства и сервиса товаров |
Продолжение табл. 4.1
|
Подсистема системы менеджмента |
Предмет контроля |
|
4. Управляющие подсистемы |
1) Обоснованность организационной и производственной структур фирмы; 2) Качество положений о подразделениях фирмы и должностных инструкций; 3) Структура, квалификация и обеспеченность кадрами; 4) Морально-психологический климат в коллективе; 5) Социальные методы повышения эффективности менеджмента; 6) Психологические методы повышения менеджмента; 7) Методы оптимизации управленческого решения; 8) Эффективность системы менеджмента |
Нормативы контроля устанавливаются на стадии планирования. Они должны быть обоснованными и выполнимыми. При составлении плана контроля ранее установленные нормативы могут быть скорректированы, так как на этой стадии управление имеет больше информации, чем на стадии планирования.
Методы измерения фактических значений нормативов контроля должны быть максимально автоматизированными, обеспечивающими оперативность и однозначность прочтения результатов контроля. Если какой-либо норматив не выполняется, то необходимо тщательно проанализировать ситуации и своевременно внести изменения в нормативы, чтобы потом не оказаться перед фактором срыва целей фирмы.