Выполнение или невыполнение события в любой точке план-графика отслеживается документами как основными носителями информации, циркулирующими на предприятии. Маршруты движения документации выявляются в результате прослеживания пути каждого отдельного документа в процессе изучения действующей ИС.

Документы для ввода в ЭВМ бывают входящими и выходящими. Входящие документы должны быть машинно-ориентированными для ввода данных в ЭВМ. Машинно-ориентированный документ как носитель информации представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и утвержденный в установленном порядке.

Элементы информационной совокупности (реквизиты) располагаются в документе по определенной схеме, которая представляет собой форму документа. При создании формы документа, необходимо учитывать его назначение и взаимодействие подразделений (специалистов), участвующих в заполнении, обработке и дальнейшем использовании. Ввод данных в ЭВМ может осуществляться двумя способами: автоматически и пользователем.

При создании входных данных необходимо выявить их целевое назначение, выбрать материальные носители и методы передачи данных. Строгое построение документа, унификация и упрощение его формы сокращает время обработки информации, получения данных и должно обеспечивать:

· удобство изготовления бумажного бланка и формы носителя информации;

· удобство заполнения бланка документа;

· соответствие формы и содержания документа информационному обеспечению решаемой задачи;

· возможность ввода всей информации одной программой ввода данных;

· возможность логического контроля и блокировки ошибок, возникших при подготовке информации к вводу;

· устойчивость формы документа, т.е. независимость формы от пользователей и источников данных.

Одной из главных проблем создания автоматизированного информационного обеспечения является проектирование форм документов для представления их пользователю – выходных документов. Они получаются в результате аналитической и логической обработки информации, содержащейся в первичных документах, и представляются в виде машинных графических или алфавитно-цифровых документов. Изображенная в таком виде информация легко воспринимается человеком в печатном виде или на экране монитора для анализа и принятия решений.

Документ, представляющий результаты принятия решений, служит:

· для регистрации принятых решений, передачи их пользователю и сохранения интеллектуального опыта управления на предприятии;

· для использования в качестве исходных данных при принятии новых решений.

Сегодня в России резко возрос интерес к общепринятым на Западе стандартам управления, однако многих ставит в тупик вопрос о схеме существующих бизнес-процессов. Ощущается необходимость иметь перед глазами организационную модель деятельности предприятия (рис 4.5), которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи подсистем в рамках одного бизнеса. С помощью моделирования организационной модели можно эффективно анализировать «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему деятельности предприятия.

Для проведения анализа большинства процессов (от САПР до построения управленческого документа) можно использовать формализованные способы описания процесса управления и концепции построения АСУП.

Укрупнено построение АСУП можно описать структурными методами.