Для проведения инвентаризации в организации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждается в приказе по учетной политике организации. Для одновременной инвентаризации большого объема товарных запасов и другого имущества создаются рабочие комиссии. Состав этих комиссий утверждается в приказе на проведение инвентаризации.

Приказ на инвентаризацию регистрируют в специальном журнале унифицированной формы № ИНВ-23.

В состав инвентаризационных комиссий включают:

· представителей администрации организации;

· работников бухгалтерской службы;

· других специалистов (товароведов, инженеров, экономистов, техников и т.д.).

В состав комиссии можно также включить специалистов службы внутреннего аудита или независимой аудиторской организации.

Если хотя бы один из членов комиссии отсутствует при проведении инвентаризации, то результаты такой инвентаризации признаются недействительными.

Перед началом инвентаризации товарно-материальных ценностей материально ответственное лицо передает председателю комиссии последние документы о движении товарно-материальных ценностей (не включенные в товарные и материальные отчеты), а также товарные и материальные отчеты, которые на момент инвентаризации не переданы в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует полученные приходные и расходные документы (в том числе приложенные к товарным и материальным отчетам, не переданным в бухгалтерию). На каждом документе председатель записывает: «до инвентаризации на (указывает дату инвентаризации)» и ставит свою подпись. По этим документам бухгалтерия определяет остатки денежных средств и материальных ценностей на начало инвентаризации.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

· к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

· все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

· все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации составляются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр пишет член комиссии, а другой – материально ответственное лицо. Присутствие материально ответственного лица при инвентаризации обязательно.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе комиссии описи хранятся в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

Фактическое наличие имущества проверяют:

а) путем взвешивания, подсчета, обмера;

б) по навалочным материалам – на основании обмеров и технических расчетов;

в) по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, – на основании документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей (на выборку);

г) при инвентаризации большого количества весового товара – ведомости отвесов ведут отдельно член инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевеса) данные ведомостей сличают и выверенный итог заносят в инвентаризационную опись.

Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационным описям.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Эти проверки проводят с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

Контрольная проверка проводится только до открытия склада (кладовой, секции и т.п.), где проводилась инвентаризация. Результаты контрольной проверки оформляют актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей унифицированной формы № ИНВ-24. Этот акт регистрируется в специальном Журнале учета контрольных проверок унифицированной формы № ИНВ-25.