Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой — для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель-менеджер постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации.

Суть унификации сводится к установлению  единообразия состава и форм управленческих документов,  операций по их обработке, учету и хранению.

Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

В основу унификации  был положен принцип общей модели  документа.

Графическую модель или схему построения  документа называют “формуляром-образцом”.

Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей,  расположение  зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

Унифицированные реквизиты  позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

Формуляр определяет площадь рабочих и служебных полей.

Рабочее поле документа – место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

2. левое поле – 35 мм;

3. правое  поле – не менее 10 мм;

4. верхнее поле – 15-20 мм;

5. нижнее – для формата А4 – не менее 20 мм.

Внедрение единых методов организации делопроизводства обеспечивается их официальным утверждением и введением в действие, т.е. регламентацией. Унификация и регламентация не только служат целям общего упорядочения делопроизводства, но и способствуют внедрению новых методов работы с документами.

Унификация должна проводиться на научной основе с применением принципов научной организации труда (НОТ) и с учетом сложившейся делопроизводственной практики. Ее целью являются:

· рационализация и ускорение процессов подготовки, исполнения, систематизации и поиска документов;

· сокращение объемов документопотоков;

· снижение трудозатрат в делопроизводстве;

· обеспечение возможности машинной обработки управленческой информации; повышение культуры управления;

· экономия канцелярских расходов.

Одновременно с унификацией делопроизводства разрабатываюся классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие

интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированной системе документации (УСД).

В состав унифицированной системы документации входят следующие системы:

· организационно-распорядительной документации;

· банковской документации;

· финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· отчетно-статистической документации;

· документации по труду;

· внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена данная работа.