После выяснения предмета и целей деятельности организации можно перейти к описанию ее деловой политики. Анализируя существующие бизнес-процессы (цену, время, проблемные места), можно найти возможности для их существенного улучшения и определить те из них, для которых внедрение АС даст наибольший эффект.
Понятно, что не все бизнес-процессы одинаково важны. Чтобы выбрать наиболее значимые, целесообразно составить полный список всех бизнес-процессов организации, а затем расставить приоритеты, руководствуясь следующими критериями:
1) важность процесса, насколько он связан со стратегическими целями организации;
2) сфокусированность процесса на заказчике или на внутренних подразделениях организации;
3) отлаженность процесса (как часто происходят сбои?);
1) заинтересованность руководства организации в рассмотрении именно этого процесса;
2) пригодность процесса для автоматизации.
На последнем критерии стоит остановиться более подробно. Часто по целому ряду признаков можно заранее определить процессы, автоматизация которых с помощью АС будет особенно удачной. К таким признакам относятся:
· асинхронная работа команды сотрудников;
· потребность связать в ЕИП территориально распределенные подразделения организации;
· неоднородность программно-аппаратных платформ в организации;
· наличие документов, подготавливаемых различными подразделениями организации;
· необходимость оперативного взаимодействия с другими организациями.
После расстановки приоритетов и выделения наиболее важных процессов, можно приступать к моделированию – созданию наглядной схемы бизнес-процессов. При построении модели бизнес-процесса необходимо:
· определить участников процесса (кто выполняет те или иные операции, кто принимает решения, кто является заказчиком);
· описать составляющие бизнес-процесса, их материальные и информационные потоки;
· определить, на каких этапах бизнес-процесса задействуется АИС.
К настоящему времени выработано множество различных подходов к описанию и моделированию бизнес-процессов. Еще больше существует программных пакетов для проведения моделирования – от простых графических редакторов (Visio), специализированных пакетов, ориентированных на определенную методику (IDEF), до крупных программных комплексов, многие из которых могут поддерживать несколько графических нотаций (ARIS).
Для построения бизнес-процессов необходимо анализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность организации, проводить интервью со специалистами различных подразделений, задавая им примерно такие вопросы:
· какие документы и материалы вы получаете и от кого;
· что является результатом вашей работы и как оценивается этот результат;
· кто является вашим заказчиком;
· какие ошибки случаются и почему;
· что можно сделать для облегчения вашей работы;
· что произойдет, если ваша работа не будет выполняться.
При моделировании важно не углубляться в детали, оставаясь на уровне, с которого можно оценить картину бизнес-процесса в целом. Кстати, сохранению именно этого целостного взгляда способствует нотация, выбранная для изображения бизнес-процесса.
Важно сохранить наглядность и доступность модели, что необходимо для ее обсуждения с заказчиком, который не является специалистом в моделировании бизнес-процессов.
При анализе модели бизнес-процесса и выяснении причин имеющихся проблем надо обращать первоочередное внимание на следующие факторы:
· наличие «узких мест», в которых процесс замедляется;
· последовательную связь между активностями там, где возможна параллельная работа (прежде чем начинать одно действие, приходиться ждать, пока завершиться другое);
· не определенные должным образом ответственность и подотчетность.