Отнесение документа к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К таким документам относятся все документы вне сферы служебной деятельности человека. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

· организационно-правовая;

· плановая;

· распорядительная;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая;

· отчетная документация;

· договорная документация;

· финансовая документация.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой деятельности.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами, которая предполагает организацию документооборота учреждения. Документооборот – это совокупность взаимоувязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.