Независимо от вида и содержания представленной нотариусу для удостоверения сделки совершение нотариального действия по удостоверению сделки должно отвечать ряду установленных законодательством правил, направленных на снижение в будущем количества споров, вытекающих из этой сделки, и способствующих стабильности и устойчивости возникших на основании сделки прав и обязанностей ее сторон.
Текст будущей сделки по просьбе лиц, обращающихся с просьбой об ее удостоверении, может быть составлен нотариусом, а может быть представлен ему уже готовым. В последнем случае представленный гражданами для нотариального удостоверения текст сделки должен отвечать определенным требованиям, вытекающим из содержания Гражданского кодекса РФ и Основ законодательства РФ о нотариате.
Содержание сделки должно быть изложено в письменной форме путем составления соответствующего документа, который будет подписан лицом (или лицами), совершающим сделку, или должным образом уполномоченным ими представителями.
В соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.
Так, например, в соответствии с п. 5 ст. 185 ГК РФ оформление доверенностей от имени юридических лиц происходит с учетом некоторых дополнительных правил: доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Соглашением сторон сделки может быть предусмотрено, что текст сделки между двумя юридическими лицами должен быть закреплен на официальном бланке одного из юридических лиц, надлежащим образом защищенном от возможности подделки. В этом случае такое условие является обязательным для сторон сделки.
Документ, выражающий содержание сделки, должен быть подписан лицом, совершающим сделку, либо его надлежащим образом уполномоченным представителем. Пункт 3 ст. 160 ГК РФ содержит исключение из этого правила. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых лицо, совершающее сделку, не могло подписать ее собственноручно. При записи, например, «по болезни», необходимо указать, что конкретно не позволяет гражданину лично подписать документ: отсутствие зрения, травма, паралич руки и т.д.
После составления текста сделки (или изучения представленного сторонами документа, содержащего ее текст) нотариус переходит к разъяснению сторонам смысла и значения проекта сделки. В соответствии со ст. 54 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус обязан разъяснить сторонам смысл и значение представленного ими проекта сделки и проверить, соответствует ли его содержание действительным намерениям сторон и не противоречит ли требованиям закона.
При разъяснении сторонам сделки смысла и значения проекта будущей сделки нотариус должен руководствоваться не только требованиями законности, но и принципами разумности и добросовестности, действовать без предпочтения интересов той или иной стороны сделки, быть беспристрастным и максимально объективным.
Проект сделки, составленный нотариусом, стороны должны сами прочесть и высказать по нему свои предложения и замечания. При необходимости или по просьбе сторон текст должен зачитать нотариус, отразив данное обстоятельство в договоре. При разъяснении сторонам сделки ее смысла и значения нотариус должен установить, соответствует ли содержание сделки требованиям закона и действительным намерениям сторон.