Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром и разрабатывается при создании системы документирования. Иначе говоря, формуляр – это схема построения документа. Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30  – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации» и система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливают набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие, и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Рис. 6.1. Общая схема классификации документов

Реквизит — специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации — автора документа;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации — автора документа;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)