Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее структуру, штатную численность. К организационно-правовым документам относятся: Устав организации, положения о структурных подразделениях.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятий.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами:
1) общие положения;
2) акционерный капитал (уставный капитал);
3) порядок деятельности4
4) управление;
5) учет и отчетность; распределение прибыли;
6) прочие накопления;
7) прекращение деятельности.
В первом разделе указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
Во втором разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя, оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
· высшие органы управления – общее собрание акционеров, совет директоров;
· исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление;
· ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности.
В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности.
В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.
Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка и утверждается общим собранием учредителей.
Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, функции, компетенцию какой-либо организации, службы, структурного подразделения предприятия или учреждения.
Положения бывают типовые и индивидуальные.
Типовые положения разрабатываются для однотипных учреждений и предприятий. К примеру, имеется Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования РФ, утвержденное постановлением Совета Министров — Правительством РФ от 26 июня 1993 г. №597.
Индивидуальное положение разрабатывается для конкретной ситуации, отдельного учреждения, предприятия. К примеру, Администрация Санкт-Петербурга своим распоряжением от 13.04.2001 за №70-ра утвердило "Положение о Комиссии по контролю за реализацией инвестиционных проектов по строительству и реконструкции объектов гостиничной и туристской инфраструктуры Санкт-Петербурга".
Оформленное положение должно иметь следующие реквизиты:
· наименование министерства (ведомства),
· наименование организации, структурного подразделения,
· вид документа,
· регистрационный номер,
· гриф утверждения,
· визы согласования,
· печать и т.д.
Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания подразделения, его место в организационной структуре предприятия, задачи, функции, права и ответственность.
Положения о структурном подразделении составляются отделом организации и оплаты труда (если он есть), или отделом кадров, или отдельным специалистом (например, менеджером по персоналу).
Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель предприятия.
Сотрудники данной службы, производственного подразделения, руководители должны подробно изучить положение, согласно которому строится их деятельность.
Инструкция — это нормативный документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления официальных правил, регулирующих различные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
· инструкции, регламентирующие порядок осуществления каких-либо работ группой исполнителей;
· должностные инструкции, в которых указываются функции, права, обязанности
и ответственность лиц, занимающих определенную должность.
В должностных инструкциях кратко излагаются основные требования к деятельности данного специалиста. Их разрабатывают сотрудники отделов кадров, руководители структурных подразделений, менеджеры по персоналу. Содержание инструкции согласовывается с юрисконсультом предприятия.
Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или специальным распорядительным актом ( приказом, распоряжением).
В качестве основы для разработки должностных инструкций используются квалификационные характеристики по должностям, утвержденные Министерством труда и социального развития ( смотри: "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" ).
Текст инструкции состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа:
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Инструкция закрепляет за работником выполнение вполне определенных видов работ, указывает перечень возлагаемых на него обязанностей. Крайне важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей для работников, занимающих разные должности.
Серьёзная проблема при разработке должностной инструкции — соблюдение баланса между обязанностями и правами. Недостаток прав, предоставляемых работнику, может быть причиной невыполнения им ряда своих функциональных обязанностей.
В разделе "Ответственность" нужно указывать, какие неблагоприятные последствия для работника повлечет неисполнение его прямых обязанностей.
При этом надо учитывать, что администрация предприятия может привлечь служащего только к материальной и дисциплинарной ответственности, и только в пределах трудового законодательства.
Текст должностной инструкции носит характер указаний, обязательных предписаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: “должен”, “имеет право”, “не допускается”, “запрещается” и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.
Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора). Нарушение должностной инструкции может служить основанием для применения к работнику различных мер наказания.
Инструкция оформляется на общем бланке. Общая схема оформления представлена на рисунке 7.1.
Рис. 7.1. Макет должностной инструкции
С одной стороны, должностные инструкции четко указывают работнику, что и как он должен делать на своём рабочем месте, очерчивают зону его ответственности. С другой — их содержание не должно ограничивать инициативы работника, препятствовать принятию им самостоятельных решений.