Самый распространенный метод фактического контроля – ин­вентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается до­стоверность фактических данных.

Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков) и организаций, которые финанси­руются за счет средств бюджета, определяется Методическими указа­ниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (при­каз Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации. Закон о бухгалтерском учете обязывает проводить ин­вентаризации основных средств не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – не реже одного раза в пять лет, сырья, мате­риалов, товаров в районах Крайнего Севера – при составлении годо­вой бухгалтерской отчетности, а во всех остальных случаях – в период наименьших остатков ценностей на счетах.

Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгал­терского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации обязательны в следующих случаях:

· при передаче имущества организации в аренду, при выкупе, прода­же, а также при преобразовании государственного или муниципаль­ного унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

· при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а так­же порчи ценностей;

· при стихийных бедствиях;

· при ликвидации (реорганизации) организации перед состав­лением ликвидационного (разделительного) баланса;

· при бригадной материальной ответственности при смене бри­гадира, выбытии из бригады более 50 % ее членов, а также по требо­ванию одного или нескольких членов бригады;

· если программой проверки контролирующего органа преду­смотрена инвентаризация имущества и обязательств.

Для проведения инвентаризации в организации создается ин­вентаризационная комиссия. Методическими рекомендациями определена форма распорядительного документа на создание комиссии и проведение инвентаризации. Распорядительный документ должен иметь название: «приказ», «распоряжение» или «постановление». Приказ издает руководитель организации, распоряжение – руководи­тель подразделения, постановление – вышестоящая организация или коллективный орган, например, правление, совет директоров.

В распорядительном документе указываются председатель и чле­ны комиссии, полное наименование их должностей по основному месту работы, фамилии, имена и отчества, какое имущество и обязатель­ства подлежат инвентаризации, дата начала и окончания инвентари­зации, причины инвентаризации и дата сдачи итоговых документов в бухгалтерию.

В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, пра­вильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам. В необходимых случаях ревизор может потребовать повторной инвентаризации в своем присутствии. Помощь ревизору при инвентаризации товарно-материальных цен­ностей оказывают руководитель и главный бухгалтер централизован­ной бухгалтерии ревизуемой организации.

К началу инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по поступлению и расходу цен­ностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки на день инвентаризации. До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или не списанных в расход ценностей нет. Нали­чие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения излиш­ков или недостач.

К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикрепить ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хране­ния находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать – у ревизора или председателя инвентаризационной комис­сии. Такой же порядок соблюдается во время перерывов в работе этой комиссии. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценно­стей. При инвентаризации обязательно присутствуют материально ответственные лица.

В период инвентаризации прием и отпуск материальных ценно­стей прекращается. Не допускаются в места хранения ценностей по­сторонние лица. Целесообразно до начала инвентаризации отпустить количество ценностей, обеспечивающих нормальную работу подраз­делений и инвентаризационной комиссии. Поступившие ценности в пе

риод инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвен­таризационную ведомость не включаются. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится по каждому месту их нахождения и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся.

Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета, взвешивания, перемеривания в натуре исходя из установленных соот­ветствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной про­верке в натуре части этих ценностей.

Недостатком в организации и проведении инвентаризации яв­ляется то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально ответственным лицам.

Ревизией устанавливается правильность регулирования выявлен­ных инвентаризациями и другими проверками суммовых расхожде­ний между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета. При этом имеется в виду, что убыль ценностей в преде­лах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Ревизор проверяет соблюде­ние руководителями организации пятидневного срока направления результатов инвентаризации в судебно-следственные органы и предъяв­ления гражданского иска материально ответственным лицам, злоупот­ребления которых привели к недостачам и потерям.

Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм убыли до установления факта недостачи запрещает­ся. Задача ревизоров – тщательно проверять выполнение этих требований. Материальные ценности нередко списываются в пределах норм естественной убыли при отсутствии недостач и без оформления не­обходимыми документами.