Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы носят комплексный характер, их содержание может затрагивать нескольких органов исполнительной власти. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств и организаций.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, месяц, квартал или на период выполнения конкретного вида работ.
Плановые документы разрабатываются на федеральном, отраслевом, территориальном уровнях, в отдельной организации.
Федеральные планы, программы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами и ведомствами.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральными органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными организациями и учреждениями.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Текущая деятельность организации планируется в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом – ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления той или иной отрасли управления или деятельности.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.
Планы организаций оформляются на общем бланке с обязательными реквизитами. Планы работ и мероприятий подписываются руководителями
подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.