В соответствии со ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус может также совершать такое нотариальное действие, как свидетельствование верности выписки из документа. Верность выписки из документа производится нотариусом при том условии, что документ, из которого сделана выписка, содержит решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, содержание которых касается отдельного физического или юридического лица (ч. 2 ст. 77 Основ).
Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному (конкретному) вопросу. Если решение того или иного вопроса содержится в нескольких пунктах документа, указываются все эти пункты.
При производстве выписки в ней отражаются не только содержание интересующего вопроса, но и все реквизиты самого документа, из которого делается выписка. Например, выписка из приказа об увольнении нескольких работников должна содержать наименование документа, наименование организации, дату, номер приказа, фамилию, инициалы и должность лица, подписавшего приказ, и только затем излагается содержание пункта об увольнении конкретного работника.
Выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества должна содержать номер и дату протокола, все реквизиты этого общества (наименование организации), фамилию председательствующего, секретаря, и только затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. В том случае, если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписями ведущих его лиц и печатью.
Выписка из трудовой книжки работника включает полный текст первой страницы книжки с указанием названия документа, фамилии, имени, отчества владельца, года рождения, образования, профессии и т.п., а потом следует содержание записи, необходимой гражданину по тому или иному предприятию, начиная с поступления и до увольнения с данной работы. Исправления, внесенные в трудовую книжку, должны быть оговорены и скреплены печатью соответствующей организации. Если они не оговорены в графе 2 книжки, но в графе 4 содержится ясная запись даты приказа, на основании которой работник зачислен, переведен, уволен с работы, копию снять можно, но отразив в удостоверительной надписи особенности подлинника трудовой книжки.
Удостоверительная надпись о засвидетельствовании верности выписки из документа производится по форме № 52: «Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой выписки из (наименование документа). В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет». Далее следует номер в реестре, госпошлина (тариф), печать и подпись нотариуса.
Следует отметить, что согласно указу Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» сами учреждения и организации могут и должны выдавать по заявлениям граждан копии исходящих от них документов, необходимых для решения вопросов, касающихся личных прав и интересов этих граждан (работы на предприятии, переписки с ним, приказов и т.п.), то есть обращение к нотариусу за свидетельствованием верности копий документов и выписок из них не всегда является обязательным.
Организация или учреждение выдает копию с документа на бланке данной организации с приложением печати, указанием даты выдачи и отметкой о том, что подлинный документ находится в данной организации. Верность копии свидетельствуется личной подписью руководителя организации или уполномоченным на то должностным лицом, но не техническим работником и не лицом без указания занимаемой должности.
Учреждения и организации также могут выдавать копии не только выданных ими самими документов, но и имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений, организаций. В данном случае при изготовлении копий документов дополнительно воспроизводятся и реквизиты бланков организаций и учреждений, выдавших документ.