Одной из важнейших для автоматизированных экономических систем является технология создания и использования распределенных БД, т.е. баз, которые размещаются не в одной, а в группе абонентских систем. Необходимость в таких базах обусловлена большим числом документов, с которыми приходится работать сотрудникам, часто находящимся в различных помещениях и даже городах. Использование распределенных баз позволяет располагать документы так, что последние, с одной стороны, находятся в пунктах наибольшего их спроса, а, с другой стороны, всем сотрудникам с помощью трансакций обеспечивается доступ к любым документам.

Распределенные базы, создаваемые заново, являются однородными. Вместе с этим, нередко они образуются как совокупности групп баз данных, уже функционирующих в ряде абонентских систем. В этом случае возникают неоднородные базы.

Характерными особенностями распределенных баз данных являются:

ü пространственная прозрачность, дающая возможность при пользовании документами не знать, где они расположены;

ü прозрачность распределения, позволяющая размещать документы в любых системах;

ü поддержка всех операций, которые возможны в базах, находящихся в одной системе;

ü обеспечение целостности документов, благодаря наблюдению за ними и исправлению возникающих ошибок;

ü независимость от типов используемых компьютеров и операционных систем;

ü осуществление быстрого поиска информации в большом числе документов с помощью мобильных агентов.

Особым видом базы данных является электронная картотека, кото­рая предназначена для сбора и упорядочения хранения и затем удобного поиска документов. Как и обычная (бумажная), электронная картотека предназначена для систематизации документов, содержащих тексты и изо­бражения. Документы в картотеках располагаются по какому-нибудь при­знаку: алфавиту, датам, телефонным номерам, срокам исполнения. Карто­тека создается в виде систематизированного собрания карточек с какими-нибудь сведениями. Например, картотека юридических лиц, в каждой кар­точке которой даются названия, реквизиты, история, характеристики лица.

В бумажных картотеках карточки располагаются по одному признаку. На­пример, по названию юридического лица. В электронных картотеках поря­док расположения карточек безразличен, а поиск может происходить по любому числу признаков. Например, в картотеке сотрудников – по фами­лии, имени, возрасту, образованию, должности, месту жительства и т.д. Электронная картотека обеспечивается средствами защиты данных.

Нередко электронная картотека создается в виде экранной программы. В этом случае на экране монитора изображаются карточки. С помо­щью клавиатуры или мыши можно листать карточки, читать их содержи­мое, выбрасывать из картотеки ненужные карточки и вставлять новые.

Обычно под базой данных понимают структуру, в которой находит­ся первичная информация, т.е. то, что собрано и хранится без особой обра­ботки: письма, отчеты, справки, счета, чеки, вырезки из газет и т.д. Вместе с этим, все шире используются базы данных, в которых хранится и вторич­ная информация, полученная путем специальной обработки первичной. С этой целью определяются темы, по которым готовится вторичная инфор­мация, например, «контракты». В эту тему входят перечень названий кон­трактов, сведения о партнерах, акты, счета, документы, показывающие ход выполнения работ, и т.д.

Для получения и использования вторичной информации создается программная платформа, опирающаяся на группу баз данных, содержащих первичную информацию. Она именуется информационным хранилищем. Информационное хранилище имеет специальную базу данных, предназначенную для хранения вторичной информации (рис. 7.7). При этом пользователи, если это необ­ходимо, могут по-прежнему обращаться к базам, в которых находится первичная информация. Процесс обработки данных делится на два этапа. На первом из баз собирается первичная информация на заданную тему, на­пример «функционирование банка А». На втором этапе осуществляется об­работка, необходимая для получения вторичной информации, например, «анализ снятия наличности со счетов предприятий».

База вторичной информации используется для накопления, интеграции и сопровождения данных, извлекаемых из баз первичной информации. Руководители, сотрудники предприятий и организаций используют хранилище для анализа первичной и вторичной информации. В хранилище выполняются также преобразования, обеспечивающие работу с базами данных различных типов и имеющими разные форматы документов. В свою очередь, информационное хранилище используется для составления нужных отчетов и выполнения прикладных процессов. Информационное хранилище обслуживает запросы, анализирует результаты их выполнения и формирует отчеты, обеспечивает загрузку данных и периодическое удаление информации, утратившей актуальность.

Возрастающая конкуренция заставляет предприятия снижать расходы, в том числе на поиск и сбор информации с целью получения новых сведений. В этой связи создаются системы формализованного управления доступом к первичной информации, накопленной на предприятии и вне его. Формализация заключается в классификации и сортировке имеющейся первичной информации с целью сбора сведений и записи их в информационное хранилище. К этой информации, в первую очередь, относят то, что может пригодиться для принятия решений: различные руководства, пись­ма, резюме откликов покупателей, информацию о заказчиках и конкурен­тах, результаты деятельности предприятия. Так собирается, обрабатывает­ся и накапливается информация, из которой могут быть извлечены нужные сведения.

Хранилище характеризуется четырьмя важными особенностями:

ü цельностью данных (преобразуются коды блоков данных);

ü этапностью (информация собрана за определенный интервал времени);

ü безопасностью (запрещается изменять либо обновлять данные в хранилище);

ü объектно-ориентированной архитектурой (данные организованы в соответствии с рассматриваемыми объектами).

Информационное хранилище включает не только текущие данные, но и данные, собранные на предыдущем этапе. Сведения, используемые в информационном хранилище, собираются со всех баз данных, создаваемых на рабочих местах сотрудников. Затем они анализируются, сортируются, объединяются, располагаются в порядке, удобном для поиска и выборки. Устаревшие сведения убираются из хранилища. Между хранящимися объектами информации устанавливаются необходимые гипертекстовые ссылки. Технология информационного хранилища обладает значительным числом преимуществ, к которым, в первую очередь, относятся: многомерное представление данных, высокая производительность, динамическая обработка массивов, гибкость средств генерации отчетов. Наряду с большими универсальными базами данных в информационных хранилищах также создаются тематические базы, касающиеся разных аспектов деятельности общества.

Простыми типами хранилищ являются информационные витрины. Они обеспечивают сотрудников предприятия тематической информацией, касающейся состояния финансов, материальных запасов, персонала и т.д. Каждое подразделение может иметь свою витрину, на которой отображать всю необходимую ему информацию. Информационные витрины, как и информационные киоски, предоставляют вторичную информацию. Но, витрины выдают деловую, а киоски – рекламную информацию.

Сведения, помещаемые в информационные хранилища, получаются также из анализа деятельности предприятия и конкурентов. Эти сведения представляются в форме обзоров, руководств, справочников, бюллетеней. Нередко они формируются по различным разделам. Например: информа­ционный раздел, успехи, проблемы. В разделе успехи рассказывается об опыте успешного решения производственных задач. Рассмотренный процесс формирования хранилища называют управлением сведениями.

В связи с решением задач управления сведениями возникла дисциплина, получившая название обнаружение сведений. Здесь, используются методы искусственного интеллекта, математики и статистики для извлечения сведений из баз данных. В первую очередь, методы извлечения сведений нашли применение в решении таких задач, как выявление случаев мошенничества, анализ операций по платежным карточкам, обеспечение безопасности данных,  изучение потенциальных  покупателей, анализ сбыта продукции.

На рынке быстро возрастает число прикладных программ, зани­мающихся обнаружением сведений. Например, программа фильтрации передаваемых по сети сообщений с целью извлечения из них сведений по определенным вопросам. На предприятиях для этой цели создаются поисковые службы. Для получения сведений из глобальных и региональных сетей ис­пользуются мобильные агенты, которые путешествуют по базам данных и отбирают все то, что может содержать нужные сведения. Широко для этой цели используются серверы WWW. Агенты проводят лингвистический анализ текстов и отбирают нужные документы.

В офисных информационных хранилищах широко используются технологии, именуемые электронными таблицами – комплексы программ, предназначенные для обработки первичной информации, представленной в форме таблиц. Благодаря этому при помощи таблиц осуществляется быстрое преобразование первичной информации во вторичную.

С помощью технологии электронных таблиц, эффективно осущест­вляется календарное планирование. Оно представляет собой составление и корректирование таблицы, в которой по месяцам, дням, а когда это необ­ходимо, по часам расписаны мероприятия, которые нужно провести либо в которых нужно принять участие. Планирование бывает персональным или группо­вым. В последнем случае определяемые мероприятия и действия должны быть согласованы группой их участников. Составляемые планы могут быть закрытыми для посторонних лиц либо открытыми. В последнем случае они играют роль объявлений.

Календарное планирование осуществляется с помощью создаваемых для этой цели прикладных программ. Последние выполняются персональными компьютерами либо персональными электронными ассистентами. Для обмена информацией о деловых встречах и неотложных делах ве­дется разработка международных стандартов календарного планирования.

Для календарного планирования создаются календари-памятки. Каждый из них предназначен для выполнения различных функций. К ним, в первую очередь, относятся:

ü назначение встреч и участие в мероприятиях;

ü оповещение о надвигающихся событиях;

ü отметка знаменательных дат.

Оповещение о приближающемся событии дается за некоторое время до того, как оно должно произойти. С этой целью абонентская система, в которой функционирует календарь, выдает предупреждающие звуковые сигналы о приближении определенных событий.

Календарь обычно имеет два раздела: суточный и месячный. В первом с указанием времени, записываются все мероприятия, встречи, события. Из суточных записей формируются месячные.

Программное обеспечение технологии календарного планирования позволяет:

ü просмотреть список имеющихся разделов планирования и выбрать нужный;

ü располагать в хронологическом порядке события, записываемые в любое время;

ü предоставлять возможность просмотра (перелистывания) записей;

ü находить записи, относящиеся к определенным датам или событиям.

Технология календарного планирования получила название электронной записной книжки или персонального информационного администратора. В этой технологии используется также раздел адресов. В нем за­писываются юридические и физические лица, их почтовые адреса, номера телефонов и факс-аппаратов. Поиск этих адресов осуществляется автоматически по нужной фамилии, имени, названию адресата.

Комплекс программ, определяющих технологии календарного планирования, может размещаться не только на любом по размерам персональном компьютере, но даже встраиваться в электронные часы. Между тем, нередко этот комплекс удобно располагать на сервере, благодаря че­му создается возможность согласования календарного планирования, осуществляемого сотрудниками учреждения, предприятия, рабочей группы. Основой записной книжки является создаваемая для ее нужд база данных.