Подотчетными суммами называются денежные авансы, выда­ваемые работникам предприятия из кассы на администра­тивно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами производятся в каждой организации. К ним можно отнести:

· приобретение расходных материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей де­нежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является трудо­емким, несмотря на то, что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплош­ным методом, поэтому для его проведения целесообразно привле­кать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными ли­цами, с одной стороны, достаточно узок – это за­явления на выдачу денег из кассы и авансовые отчеты. С другой стороны, состав доку­ментов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвы­чайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следо­вательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изу­чению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

· авансовые отчеты;

· журнал регистрации авансовых отчетов;

· приказы о направлении сотрудников в командировку;

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

· сметы представительских расходов;

· приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с под­отчетными лицами находят отражение в следующих регистрах син­тетического учета и отчетности:

· бухгалтерском балансе (форма № 1);

· отчете о движении денежных средств (форма № 4);

· Главной книге;

· журнале-ордере № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

С помощью вопросника аудитор устанавливает отсутствие или недостаточность внутреннего кон­троля при ведении расчетов с подотчетными лицами, а именно:

· отсутствие в организации утвержденного приказом руково­дителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получаю­щих наличные деньги в кассе под отчет;

· отсутствие в организации системы подачи письменных за­явлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необ­ходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

· несоблюдение установленных учетной политикой организации или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полу­ченных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчет­ных сумм;

· задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установ­ленные сроки;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты дея­тельности организации;

· отсутствие оправдательных документов или наличие докумен­тов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· отсутствие визы руководителя организации или иного упол­номоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лица­ми возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудитор­ской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно ис­пользовать вопросник календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собст­венных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в следующем:

· во-первых, что решение о списании действительно сущест­вует;

· во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на дохо­ды физических лиц в соответствующем размере;

· в-третьих, что на эту сумму начислен единый социальный налог.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при опла­те работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогооб­ложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэро­порт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате ус­луг связи, получению и регистрации служебного заграничного пас­порта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом на­личной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтвер­ждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы та­кой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским рас­ходам относятся расходы налогоплательщика на официальный при­ем и (или) обслуживание представителей других организаций, уча­ствующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на засе­дания совета директоров (правления) или иного руководящего ор­гана налогоплательщика, независимо от места проведения указан­ных мероприятий. К представительским расходам относятся расхо­ды на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного

аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официаль­ных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в перегово­рах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведе­ния представительского мероприятия и (или) заседания руководя­щего органа и обратно, буфетное обслуживание во время перегово­ров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогопла­тельщика, по обеспечению перевода во время проведения предста­вительских мероприятий.

К основным нарушениям (злоупотреблениям, ошибкам, несоответствиям) установленного порядка в области расчетов с под­отчетными лицами можно отнести:

1) нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдачу денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдачу денежных сумм из кассы под отчет лицам, не яв­ляющимся работниками организации;

- выдачу денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- списание подотчетных сумм за счет собственных средств организации;

2) нарушения при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении ра­ботников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных рас­ходов (суточных) в пределах норм и сверх норм;

3) нарушения порядка налогообложения при оформлении ко­мандировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы физиче­ских лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;

- некорректное выделение налога на добавленную стои­мость в суммах суточных расходов;

4) нарушения порядка учета представительских расходов, а именно: отсутствие аналитического учета представительских рас­ходов в пределах норм и сверх норм;

5) нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.