Основные понятия
Инвентаризацией называется сверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия товарно-материальных ценностей или обязательств. Инвентаризации подлежат всё имущество организации и все обязательства независимо от местоположения организации и её организационно-правовой формы. Кроме того инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящееся в бухгалтерском учете (арендованное имущество, принятое на ответственное хранение, полученное для переработки, либо не учтенное по каким-то причинам).
Различают следующие виды инвентаризации: полную и частичную. При полной, или сплошной, инвентаризации проверке подвергается все имущество и все обязательства организации. При частичной инвентаризации проверке подвергается имущество выборочно, по отдельным видам имущества и обязательств.
Инвентаризация может быть плановой и внеплановой (внезапной).
Количество инвентаризаций в течение года и даты их проведения, перечень имущества и обязательств устанавливаются самим руководителем организации. Обязательное проведение инвентаризации необходимо в следующих случаях:
1) при смене материально-ответственного лица;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
3) при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе;
4) при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей;
5) в случае стихийных бедствий, пожара, аварии;
6) при ликвидации (реорганизации) организации, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.
Порядок инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты. При значительных объемах инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия. При проведении инвентаризации необходимо присутствие всех членов комиссии, так как отсутствие хотя бы одного является основанием признания результатов инвентаризации недействительными.
Весь процесс проведения инвентаризации можно разделить на пять этапов (рис. 9.1):
1) подготовительный;
2) этап проверки;
3) таксировочный;
4) сравнительно-аналитический;
5) заключительный.
Во время проведения инвентаризации объект опечатывается, и никаких действий по отпуску и приему товаров не проводится. Комиссия приступает к работе, взяв расписку с материально-ответственного лица и имея на руках инвентаризационную опись.
Во время проведения инвентаризации в описи проставляется фактическое наличие товарно-материальных ценностей. После окончания инвентаризации составляется акт об инвентаризации в двух экземплярах, в котором отражены наименования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), количество, единицы измерения, учетная цена и так далее. Оформленные инвентаризационные описи и акты сдаются в бухгалтерию, где результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. Выводы инвентари
зационной комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.
Рис. 9.1. Процесс проведения инвентаризации
Руководитель организации в течение 10 дней обязан принять решение по результатам инвентаризации. Если в недостаче виновно материально-ответственное лицо, то для отражения недостачи в бухгалтерском учете пользуются счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Сумма недостачи учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и удерживается с виновного по рыночной цене.
Разница, возникающая между рыночной и учетной ценами, отражается на счете 98 «Доходы будущих периодов» на субсчете 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». Если виновное лицо не установлено, то недостача списывается на издержки производства и обращения:
Дт 20, 23, 26, 44.
Недостачи, возникшие при стихийных бедствиях, относятся на финансовый результат хозяйственной деятельности организации и списываются на счет 99 «Прибыли и убытки».
Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются в доход организации и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».
Рассмотрим проведение инвентаризации на отдельных участках учетного процесса.
Инвентаризация кассы
Инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в месяц. Если в кассе обнаружены излишки денежных средств, то они должны быть отнесены в доход организации:
Дт 50 Кт 91.
Недостача денежных средств, обнаруженная в кассе, отражается в бухгалтерском учете следующими записями:
1) Дт 94 Кт 50 – недостача денежных средств;
2) Дт 73/2 Кт 94 – сумма недостачи отнесена на материально-ответственное лицо;
3) Дт 50 Кт 73/2 – сумма недостачи внесена материально-ответственным лицом в кассу организации;
4) Дт 70 Кт 94 – из заработной платы материально-ответственного лица удержана сумма недостачи.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе
Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные в ходе инвентаризации, должны быть оприходованы в доход организации:
Дт 10, 43 Кт 91.
Выявленная недостача в бухгалтерском учете отражается следующими записями:
1) Дт 94 Кт 10, 43 – обнаружена недостача ТМЦ;
2) Дт 20, 26, 44 Кт 94 – недостача в нормах естественной убыли списывается на затраты производства;
3) Дт 73/2 Кт 94, 98 – недостача сверх норм естественной убыли относится на материально-ответственное лицо по рыночной стоимости;
4) Дт 50, 70 Кт 73/2 – сумма недостачи внесена в кассу (удержана из заработной платы) материально-ответственным лицом;
5) Дт 98/4 Кт 91 – разница между учетной и рыночной стоимостями ТМЦ приходуется в доход организации.
Инвентаризация основных средств
Инвентаризация основных средств проводится не чаще, чем один раз в три года. Если при инвентаризации основных средств выявлена недостача, то ее сумма относится на материально-ответственное лицо по рыночной стоимости объекта и с учетом суммы амортизации, начисленной за время эксплуатации.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки основных средств, то они приходуются как безвозмездно полученные основные средства:
1) Дт 08 Кт 98/2 «Безвозмездные поступления» – оприходованы основные средства по рыночной стоимости;
2) Дт 01 Кт 98 – основные средства приняты к учету;
3) Дт 20 Кт 02 – начислена амортизация;
4) Дт 98/2 Кт 91 – часть доходов будущих периодов относится на доходы текущего периода (в сумме начисленной амортизации).
Таким образом, в состав доходов текущего периода организации первоначальная (рыночная) стоимость основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, включается частями (в сумме начисленной амортизации) на протяжении всего периода их эксплуатации.
Инвентаризация расчетов
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.
Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (это поставки без документов, поэтому их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).
По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:
· расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
· суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;
· сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.