Порядок проведения инвентаризации материальных запасов регулируется Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгал­терской отчетности в Российской Федерации (пп. 26, 29) и Мето­дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995 г.

Инвентаризация имущества проводится в целях установления со­ответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию ма­териальных ценностей, что позволяет выявить:

· фактическое наличие материальных запасов;

· ошибки при внесении данных с первичных документов в ре­гистры бухгалтерского учета;

· ошибки при отпуске материальных запасов или их приеме;

· потери материальными ценностями своих первоначальных ка­честв;

· неиспользуемые материальные запасы;

· пропажи или хищения материальных ценностей;

· соблюдение правил и условий хранения материальных запасов.

Все это позволяет сделать вывод, что инвентаризация материаль­ных запасов необходима не только для составления бухгалтерской отчетности, но и для информирования руководства организации о фактическом состоянии дел. Соблюдение правил проведения инвентаризации позволяет избежать ошибок, предъявлять при обнаружении недостачи претензии материально-ответственным лицам.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень объектов инвентаризации утверждаются руководителем организации в ее учетной политике. Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия. Комиссия состоит из председателя (которым является

руководи­тель организации или его заместитель) и членов (главного бухгалтера, руководителей подразделений). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация материальных запасов проводится на основа­нии приказа руководителя (форма № ИНВ-22). До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных запасов. Материально ответственные лица дают рас­писки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризация проводится в присутствии материально ответ­ственных лиц. Сведения о фактическом наличии материальных запа­сов заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3). При выявлении расхождений между фактическим количеством материальных запасов и их учетными дан­ными составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19), в которую заносятся только расхождения между фактическим наличи­ем материально-производственных запасов и их количеством, чис­лящимся по данным бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации излишки материально-произ­водственных запасов приходуются организацией по рыночной стои­мости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сум­ма зачисляется на финансовые результаты:

Д-т 10 «Материалы»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли, эти суммы относятся на издержки производства или обращения (расходы). Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм естественной убыли, то суммы недостачи сверх норм возмещаются за счет виновных лиц. Если виновные лица  не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма недостачи имущества и его порчи списывается на финансовые результаты организации.

Недостача ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением стоимости и количества их по счету 10 «Материалы».

По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства:

Дт 20 «Основное производство»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально – ответственных лиц:

Дт 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 10 «Материалы».

В организациях недостача и потери от порчи ценностей, когда конкретные виновники не установлены, относятся на затраты производства.

Пример

Согласно данным инвентаризационной описи, представленной в табл. 4.2, отразить результаты  инвентаризации в бухгалтерском учете кондитерской фабрики. Нормы естественной убыли равны 1 % на 1 т. Рыночная цена выше учетной на 30 %.

Недостача в нормах естественной убыли относится на затраты производства. Недостача сверх норм естественной убыли возмещена материально-ответственным лицом.

Таблица 4.2 Выписка из инвентаризационной описи

По результатам инвентаризации делаются следующие записи:

1) Обнаружены излишки меди:

Дт 10 Кт 91 – 5 000

2) Обнаружена недостача стали:

Дт 94 Кт 10 – 12 000

а) недостача в нормах естественной убыли 0,02 т на сумму 120 р. отнесена на затраты производства:

Дт 20 Кт 94 – 120;

б) недостача сверх норм естественной убыли отнесена на материально-ответственное лицо: 

Дт 73/2 Кт 94 – 11 880;

Дт 73/2 Кт 98 – 3 564 – разница между рыночной и учетной ценами;

в) сумма недостачи внесена в кассу организации

Дт 50 Кт 73/2 – 15 444;

г) разница в ценах приходуется в доход организации

Дт 98 Кт 91 – 3 564.