Управление проектированием ЭИС в функциональном аспек­те рассматривается как совокупность взаимосвязанных процес­сов. Под процессами управления понимаются действия и процеду­ры, связанные с решением конкретных задач или реализацией функций управления, к которым относятся:

· процессы инициации, связанные с принятием решения о начале выполнения проекта или какого-либо очередного этапа или фазы его;

· процессы планирования – совокупность процедур, связанных с определением целей и критериев успеха проекта и разработ­кой рабочих схем их достижения;

· процессы исполнения, предназначенные для координации лю­дей и других ресурсов для выполнения плана;

· процессы анализа, дающие возможность определить соответ­ствие плана и исполнения проекта поставленным целям и кри­териям успеха и принять решения о необходимости примене­ния корректирующих воздействий;

· процессы оперативного управления или регулирования – совокуп­ность процедур, предназначенных для определения необхо­димых корректирующих воздействий, их согласования, утвер­ждения и применения;

· процессы завершения – процессы формализации выполнения проекта и составления отчетности.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стади­ях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связа­ны между собой своими результатами; результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Нако­нец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз (эта­пов) проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации). В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы.

Входы – документы или документированные показатели, со­гласно которым процесс исполняется.

Выходы – документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.

Методы и средства – механизмы, по которым вход преобра­зуется в выход.

Рассмотрим состав и содержание выделенных групп про­цессов.

Процессы инициации. Инициация включает единственный под­процесс – авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования. Планирование имеет большое значе­ние для проекта и включает сравнительно много процессов. Не­которые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчиты­вать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные про­цессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.

К основным процессам планирования проектных работ от­носятся [24]:

· планирование целей – разработка постановки задачи (проект­ное обоснование, основные этапы и цели проекта);

· декомпозиция целей – разделение этапов проекта на более мел­кие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля;

· определение состава операций (работ) проекта – составление перечня операций, из которых состоит выполнение различ­ных этапов проекта;

· определение взаимосвязей операций – составление и докумен­тирование технологических взаимосвязей между операциями;

· оценка длительностей или объемов работ – оценка количества рабочих временных интервалов либо объемов работ, необхо­димых для завершения отдельных операций;

· определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) про­екта – определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ре­сурсов организации) и их характеристик;

· назначение ресурсов – определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;

· оценка стоимости – определение составляющих стоимости операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;

· составление расписания выполнения работ – определение пос­ледовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресур­сах и затрат с учетом наложенных ограничений и взаимо­связей;

· оценка бюджета – приложение оценок стоимости к отдель­ным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);

· разработка плана исполнения проекта – интеграция результа­тов остальных подпроцессов для составления полного доку­мента;

· определение критериев успеха – разработка критериев оценки исполнения проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в ис­пользовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

· планирование качества – определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

· планирование организации – определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений от­четности в организации;

· назначение персонала – назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

· планирование взаимодействия – определение потоков инфор­мации и способов взаимодействия, необходимых для участ­ников проекта;

· идентификация риска – определение и документирование со­бытий риска, которые могут повлиять на проект;

· оценка риска – оценка вероятностей наступления событий рис­ка, их характеристик и влияния на проект;

· разработка методов реагирования – определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожаю­щие события;

· планирование поставок – определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

· подготовка условий – выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразу­меваются процессы реализации составленного плана. Исполне­ние проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также отно­сятся к процессам исполнения и именуются контролем исполне­ния. Контроль исполнения следует проводить по всем парамет­рам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подраз­делить на основные и вспомогательные. К основным процессам исполнения можно отнести сам процесс исполнения плана про­екта. Среди вспомогательных процессов можно отметить:

· учет исполнения – подготовку и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодич­ностью;

· подтверждение качества – регулярную оценку исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стан­дартам качества;

· подготовку предложений – сбор рекомендаций, отзывов, пред­ложений, заявок и т.д.;

· выбор поставщиков – оценку предложений, выбор поставщи­ков и подрядчиков и заключение контрактов;

· контроль контрактов – контроль исполнения контрактов по­ставщиками и подрядчиками;

· развитие команды проекта – повышение квалификации учас­тников команды проекта.

Процессы анализа. Процессы анализа включают анализ плана и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проек­ту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражает­ся в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.

На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разра­ботанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В даль­нейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдель­ной группы процессов, а включается в группу процессов плани­рования, делая эту группу по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются про­цессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки со­стояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирова­ния. Для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость ра­бот проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным процессам относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показате­лями, характеризующими успешность исполнения проекта:

· анализ сроков – определение соответствия фактических и про­гнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

· анализ стоимости – определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

· анализ качества – мониторинг результатов с целью их про­верки на соответствие принятым стандартам качества и оп­ределение путей устранения причин нежелательных резуль­татов исполнения качества проекта;

· подтверждение целей – процесс формальной приемки резуль­татов проекта его участниками (инвесторами, потребителя­ми и т.д.).

· Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом фак­торов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти про­цессы включают:

· оценку исполнения – анализ результатов работы и распределе­ние проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для дос­тижения целей проекта;

· анализ ресурсов – определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запла­нированным, а также анализ соответствия фактического рас­хода материалов, машинного времени и т.д. плановым значе­ниям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодей­ствия с целью оптимизации процедур обработки проектной ин­формации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов). В результате анализа либо принимает­ся решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану либо определяется необходимость применения кор­ректирующих воздействий.

Процессы оперативного управления. Управление исполнени­ем проекта – это определение и применение необходимых уп­равляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намечен­ным планом, то управление фактически сводится к исполнению -доведению до участников проекта плановых заданий и контро­лю за их реализацией. Эти процессы включаются в процессы ис­полнения.

В том случае, если в процессе реализации возникли отклоне­ния, анализ которых показал, что необходимо определение и при­менение корректирующих воздействий, требуется:

· найти оптимальные корректирующие воздействия;

· скорректировать план оставшихся работ;

· согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Процессы оперативного управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам оперативного управления, встречаю­щимся практически в каждом проекте, относятся:

· общее управление изменениями – определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воз­действий и координация изменений по всему проекту;

· управление ресурсами – внесение изменений в состав и назна­чение ресурсов на работы проекта;

· управление целями – корректировка целей проекта по резуль­татам процессов анализа;

· управление качеством – разработка мероприятий по устране­нию причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления выделяют:

· управление рисками – реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

· управление контрактами – координация работы субподряд­чиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения. Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

· закрытием контрактов – завершением и закрытием контрактов, включая разрешение всех возникших споров;

· административным завершением – подготовкой, сбором и распределением информации, необходимой для формального за­вершения проекта.

При реализации всех вышеперечисленных процессов управ­ления, образующих контур управления, используются определен­ные методы и средства, состав и содержание которых будут рас­смотрены в следующих разделах.