Согласно классической теории организации, структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи.

Таким образом, последовательность действий следующая:

1) Осуществите деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.

2) Установите соотношение полномочий различных должностей. При этом, если необходимо, произведите деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3) Определите должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной степени связана с технологией, разработайте конкретные задачи и закрепите их за непосредственными исполнителями, которые будут нести ответственность за их удовлетворительное исполнение.

Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. В действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, так как этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. Почти во всех номерах периодических изданий по бизнесу сообщается о крупной реорганизации, проходящей в той или иной солидной фирме.

Суть организационного проектирования сводится к конструированию эффективных организационных структур, т.е. определению целесообразного числа подразделений и должностей в предприятии, направлению производственных связей между ними, а также соответствующих звеньев управления и руководящего состава.

Для изображения структур организации используют структурные схемы. На этих схемах указываются линии отчетности, коммуникации, рабочие группы, уровни руководства и области ответственности. Структурная схема является средством наглядной демонстрации официальной структуры организации и может быть использована для того, чтобы проиллюстрировать связи между отдельными командами, отделами и подразделениями. Кроме того, организационная структура – продуманная создателями система связей, ограничитель и источник давления.

Для анализа и описания этих связей разработана специальная терминология.