Важной составной частью системы управления проектами являются инструментальные средства, с помощью которых реа­лизуются методы сетевого планирования и управления (СПУ) и критического пути (МКП), представляющие собой совокуп­ность программных средств, направленных на поддержку и по­вышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Выбор типов программного обеспечения по управле­нию проектами в организации осуществляют в следующей пос­ледовательности:

· анализ требований пользователей;

· анализ рынка;

· выбор программного обеспечения.

В системе управления проектами можно выделить три уров­ня, соответствующих определенным ка­тегориям пользователей ПО, выполняющих специфические фун­кции:.

1) уровень высшего руководства, на котором происходит оп­ределение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов;

2) стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и конт­ролем корпоративных проектов. Как правило, этот уровень пред­ставляется небольшим количеством людей, основная обязанность которых именно управление проектами и которые в своей рабо­те опираются на программное обеспечение по управлению про­ектами. Роль подобных профессионалов является ключевой в организации, и они работают как группа поддержки по управле­нию проектами;

3) уровень персонала, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответ­ственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руково­дители групп. На уровне операций требуется инструмент по уп­равлению и контролю за проектом, но на небольшие отрезки времени.

К программным сред­ствам планирования и управления проектными работами со сто­роны специалистов трех перечисленных уровней предъявляются следующие требования:

· уровень высшего руководства

ü легкость в применении

ü возможность получать демонстрационные отчеты

ü мощные возможности обобщения сведений

ü наличие средств для интеграции с данными из других програм­мных приложений

ü наличие процедур для планирования сверху-вниз;

· стратегический уровень

ü наличие средств временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков;

ü возможность интеграции с другими приложениями;

ü наличие средств для свертывания данных по проекту (предоставление отчетов руководству), для планирования на более детальном уровне;

ü наличие средств для контроля за реализацией проекта;

ü гибкость при настройке выходных форм отчетности;

· уровень операций

ü простота использования

ü легкость изучения

ü «прозрачность» процедур ввода данных

ü наглядность

К числу основных факторов, предопределяющих выбор инст­рументального средства для управления проектами, можно от­нести следующие:

· тип задач, для которых потребуется система управления про­ектами;

· характер деятельности организации с точки зрения возмож­ности и целесообразности применения проектной формы пла­нирования и управления;

· вид деятельности, которая может планироваться в виде про­ектов;

· уровень детальности, до которого необходимо планировать и контролировать проекты.

Для поддержки различных управленческих задач используют­ся различные программные средства.

Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализи­рованное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений. Примером си­стемы для анализа проектов является хорошо известная на рос­сийском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting.

Необходимо отметить, что для описания плана инвестиций в Project Expert используются традиционные подходы сетевого планирования, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполне­ния ресурсов. В Project Expert реализованы Gantt- и PERT-диаграммы.

Однако если управление проектами в организации не за­вершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо перехо­дить к использованию ПО управления проектами. Следует отме­тить, что Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.

Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета не­обходимо ответить на вопросы, связанные с выяснением состава функций планирования и управления, которые требуется реали­зовать:

· только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;

· планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;

· планирование и контроль финансовых вложений без деталь­ного планирования использования ресурсов;

· детальное планирование использования ресурсов;

· многопроектное управление.

Далее следует определить также следующие требования:

· какова размерность проектов и детальность планирования;

· какова организационная структура управления и отчетности;

· сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми;

· каково примерное количество задач в одном проекте;

· сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте;

· как будут разделяться ресурсы между проектами.

Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (на­пример, специальные требования к отчетности или необходи­мость расчета дополнительных показателей, необходимость ин­теграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.).

Существенными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Па­кеты, обладающие большими возможностями, требуют, как пра­вило, более высокой квалификации пользователей и дополнитель­ного обучения. Они ориентированы на пользователей-професси­оналов, т.е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта.

Для пользователей, использующих пакеты управления про­ектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата.

В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, позволяющих обмен данными.

Выбираемое средство управления проектами должно вклю­чать следующие базовые функциональные возможности:

1) средства описания комплекса работ проекта, связей между ра­ботами и их временных характеристик:

· средства описания и типы планирования:

ü выполнение работы «как можно раньше»;

ü выполнение работы «как можно позже»;

ü работы с фиксированной датой начала-окончания;

ü возможность привязки длительностей задач к объему на­значенных ресурсов;

ü вычисляемые резервы времени (полный, свободный) и т.д.;

· средства установки логических связей между задачами;

· многоуровневое представление проекта;

· поддержка календаря проекта, поддержка календарей ре­сурсов;

2) средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат по отдельным работам над проектом:

· ведение списка наличных ресурсов, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса;

· поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ре­сурсов, стоимость которых зависит от длительности их ис­пользования;

· расчет требуемых объемов ресурсов;

· ресурсное планирование (выделение перегруженных ре­сурсов и использующих их задач, автоматическое/коман­дное выравнивание профилей загрузки ресурсов с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ре­сурс, с учетом приоритетов задач);

3) средства контроля за ходом выполнения проекта;

· средства отслеживания состояния задач проекта (фик­сация плана расписания проекта, средства ввода факти­ческих показателей состояния задач (процент заверше­ния));

· средства контроля за фактическим использованием ресур­сов (бюджетным количеством и стоимостью ресурса, факти­ческим количеством и стоимостью ресурса, количеством и сто­имостью ресурсов, требуемым для завершения работы);

4) графические средства представления структуры проекта, сред­ства создания различных отчетов по проекту;

· диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таб­лицей и позволяющая отображать различную дополни­тельную информацию);

· PERT-диаграмма (сетевая диаграмма);

· средства создания необходимых для планирования отче­тов (отчет по состоянию выполнения расписания, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профиль ресурса, отчет по стоимости).