Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера организаций, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании компьютера один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.
Поступление материалов в организацию контролирует, в первую очередь, отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.
Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, то составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.
В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально-ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (счета, счета-фактуры, накладные), другие – качество (сертификаты). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально-ответственное лицо выписывает приходный ордер.
В случае доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает счет-фактуру и товарно-транспортную накладную в трех экземплярах:
1) покупателю – для оприходования материалов вместо приходного ордера;
2) поставщику – для списания ценностей;
3) для начисления заработной платы водителям автотранспорта.
Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика, заведующего складом, представителя отдела снабжения организации. Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении счета-фактуры на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.
Приходные документы составляются в день поступления материалов.
Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие входному контролю, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью собственности любых видов.
Кроме перечисленных документов составляются накладные требования на отпуск (внутреннее перемещение) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных, сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств и т.п. Материально-ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху – для списания материалов, другой складу – для их оприходования.
Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организации материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.
Лимитно-заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет плановый отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца.
Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах: один – цеху, другой –
складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основании их оформляется учет отпуска материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование на замену (дополнительный отпуск) материалов. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально-ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.
Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство исправление брака, перерасход, перевыполнение производственной программы или замена материалов оформляются выпиской специального требования с указанием причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения руководителя организации или лица, им уполномоченного.
Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или филиалам своей организации, расположенным за пределами её территории. Выписываются накладные отделом сбыта в трех экземплярах на основании договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.