Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п. Организации-поставщики на отгруженную продукцию выписывают счета или накладные и счета-фактуры, передают расчетные документы  покупателю, а последние оплачивают их.

Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организациях осуществляет отдел снабжения, поэтому платежные документы, в первую очередь, поступают в этот отдел или в финансовый отдел, или непосредственно в бухгалтерию (в зависимости от того,  каким бизнесом занимается организация). Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в книге покупок и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату. Затем документы передаются в бухгалтерию для оплаты. С этого момента у бухгалтерии организации возникают расчеты с поставщиками.

По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре он сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу организации-поставщика.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу – пассивный:

· сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам;

· оборот по дебету – о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц;

· оборот по кредиту – о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.

Неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили в организацию без платежного документа. На складе приходуют их, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются организацией и оплачиваются.

Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере или ведомости.

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с количеством по  документам поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам организации или по договорным (отпускным) ценам. Отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить счет-фактуру. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику. Сумма железнодорожного тарифа при этом распределяется пропорционально массе груза, а суммы наценок, скидок – пропорционально стоимости груза.