Основное предназначение управляющей системы заключается в том, чтобы максимально приблизить реальные результаты производственной деятельности к желаемым, намеченным, запланированным результатам. Чтобы достичь намеченных целей и реализовать выбранные ценности.

Из приведенной схемы видно, что  менеджмент использует три вида информации:

1. внешнюю информацию,

2. внутреннюю информацию,

3. информацию о результатах.

Серьёзная проблема менеджмента — отбор и обоснование небольшого количества наиболее значимых и чувствительных показателей, той полезной информации, которая достаточно полно и точно отражала бы реальную картину, помогала бы совершенствовать управленческую деятельность. Переизбыток информации опасен.

Важнейшими материальными носителями  полезных сведений  являются ДОКУМЕНТЫ. Значительная часть информации, используемой в управлении, имеет документальное оформление.

Документ  служит для фиксации информации, её передачи  во времени и пространстве. Документ позволяет осмыслить и проанализировать содержащую в нём информацию, обсудить её, сохранить полученные сведения.

Преимущество документирования в том, что зафиксированная и оформленная информация остаётся неизменной в течение всего периода хранения, её трудно исправить, исказить. К ней всегда можно обратиться для повторного изучения. Её можно сделать доступной для широкого круга специалистов, руководителей и исполнителей. Или, напротив, она может быть закрыта для большинства работников (конфиденциальная информация).

Основные внешние источники получения документально оформленной информации:

· Органы власти ( федеральные и региональные);

· Государственные учреждения;

· Партнёры, соисполнители, поставщики;

· Потребители, заказчики;

· Физические (частные) лица. 

Внутренними источниками получения документально оформленной информации

являются структурные подразделения организации, её специализированные службы, управленцы, рядовой персонал и т.д.

Документ может выполнять ряд функций.

Прежде всего, это  управленческая функция. С помощью специальных документов руководитель организует и стимулирует производственную деятельность людей, обеспечивает распределение между ними обязанностей,  их взаимодействие и координацию, оценивает результаты их труда.

С помощью специальных распорядительных документов руководитель  осуществляет многие управляющие воздействия, корректирует и направляет работу персонала.

Документы выполняют и коммуникативную функцию, регулируя внешние связи организации, предприятия, обеспечивая обмен информацией с вышестоящими инстанциями, государственными учреждениями, партнёрами, потребителями и т.д.

Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его форма и содержание соответствуют принятому законодательству, а также могут  использоваться  сторонами в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов (например, в арбитражном суде).

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов (ГОСТ Р 6.30 – 97).Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране Документам принадлежит ряд функций: информационная, коммуникативная, культурная. К специфическим функциям документа относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника.

Ряд документов по своей сути и назначению являются собственно юридическими  (договорная документация, нотариально заверенные материалы, правовые акты и постановления  органов государственного управления).

Наконец, документ выполняет социально-психологическую функцию. Он может  существенно повлиять на рабочий настрой персонала, дисциплинирует руководителя, менеджера, сотрудников, способствует развитию  инициативы, исполнительности, укрепляет чувство ответственности.

В некоторых документах фиксируются важные цели и ценности организации, они сплачивают работников, ориентируют их на перспективу.

Чётко оформленные документы, имеющие в своей основе продуманную управленческую концепцию, формируют организационную культуру.

Особое свойство документа — его способность порождать эффект ОТЧУЖДЕНИЯ.  Документ выступает заменителем  реального события, факта, предлагает словесный ( цифровой ) аналог жизненному явлению.

Документ  неизбежно "заслоняет" собой реальный объект. Содержание явления нередко отходит на второй план, в центре внимания оказывается документ САМ  ПО  СЕБЕ, его текст, оформление, внешний вид и т.д.

Эффект отчуждения, создаваемый документами, и лежит в основе БЮРОКРАТИЗАЦИИ. Работа с документами становится самоцелью. Производство бумаг становится ПРЕДМЕТОМ деятельности огромного числа людей. Бюрократ не видит за документом реальных событий.

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в управленческой

деятельности, называется системой управленческой документации (документационным обеспечением). От того, насколько рационально организована эта система, от её ОПЕРАТИВНОСТИ во многом зависит эффективность управления.

Сложившаяся в организации система документации может стимулировать производственный процесс,  содействовать инновациям, улучшению результатов деятельности. Однако она может и тормозить нормальную работу предприятия.

Профессиональная деятельность  по разработке и оформлению документов, по организации их  регистрации, учета, доставки исполнителям, поиска и хранения называется делопроизводством.

Часть делопроизводства, связанная с подготовкой и созданием документов, называется документированием.

Процесс движения и учета документов обозначается  понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Эффективность управленческой деятельности во многом определяется ОТНОШЕНИЕМ  руководителей к (документационному обеспечению). Любые крайности здесь опасны.

Чрезмерное увлечение документированием, стремление максимально формализовать учёт и регламентировать деятельность персонала может привести к  бюрократизации  управления.

Необоснованное  пренебрежение к процедурам документирования, запущенность делопроизводства может обернуться волюнтаризмом в управлении, снижением общего порядка в организации, падением исполнительской дисциплины.

Руководитель несёт персональную ответственность за состав, сохранность, правильное оформление управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов, за состояние делопроизводства на предприятии.