Современный служебный документ должен отвечать ряду особых требований. Для него характерно следующее:

· краткость, точность и профессионализм изложения;

· стилистическая строгость;

· конкретность и прагматизм содержания;

· последовательность аргументации;

· использование общепринятой лексики;

· жесткое соблюдение грамматических норм и т.д.

При подготовке любого документа необходимо стремиться сделать его предельно кратким ( разумеется, не во вред содержанию и смыслу).

Деловая  документация должна быть максимально информативна. С этой целью сообщение передаётся при помощи наименьшего количества слов. Следует удалять из документа все необязательные выражения, вычурные и расплывчатые формулировки, громоздкие словесные конструкции. От этого сообщение только выиграет, станет понятнее, доступнее для восприятия.

Современный деловой человек постоянно находится в цейтноте. Ежедневно к нему поступает для ознакомления множество бумаг. Его восприятие перегружено.

Поэтому специалисты советуют заменять длинные слова на более короткие. При составлении документа подыскивать подходящие синонимы.

Текст официального документа необходимо чётко структурировать: выделять вступление, основную часть, заключение. Иногда целесообразно ввести разделы, рубрики, параграфы, разделить сообщение на фрагменты (пункты).

Составители документа должны выделить для себя несколько ключевых слов (понятий), которые несут основную смысловую нагрузку. Именно с их помощью формулируются основные идеи сообщения. Главные идеи должны быть изложены доступно, убедительно, привлекательно.

Документ, который не содержит интересных идей, будет вскоре забыт. Принцип современного делопроизводства минимум документов при максимальной их информативности

Документирование информации ещё не гарантирует адекватности её восприятия и понимания. Здесь могут возникнуть серьёзные помехи и коммуникационные барьеры. На рис. 2. показан процесс отправки и получения документированной информации.

Составляя и направляя адресату официальный документ, отправитель вкладывает в него определенный смысл, излагает свою позицию, преследуя поставленные цели.

Прежде чем достичь конечного получателя, документ проходит ряд промежуточных инстанций ( И1, И2, И3, …). На каждой из них может происходить корректировка документа: накладываются визы, резолюции, делаются пометки и т.д. Каждая инстанция интерпретирует документ по-своему, исходя из своих представлений, интересов, пристрастий.

Рис. 3.1. Процесс отправки и получения документированной информации

Изучая доставленный документ, конечный получатель "расшифровывает" сообщение. У него складывается собственное понимание содержания текста, которое будет зависеть от целого ряда субъективно-личностных факторов ( от заинтересованности сотрудника, его опыта и профессиональной квалификации, отношения  к своим обязанностям и т.д.).

Расхождение между вкладываемым в документ смыслом и пониманием его содержания неизбежно.

Чтобы обеспечить лучшее взаимопонимание между субъектами экономических отношений, вводится унификация и стандартизация деловой документации. Тем самым уменьшаются помехи от влияния субъективно-личностных факторов.

Официально-деловой стиль придает информации более объективный и строгий характер. Однако чрезмерная унификация и стандартизация может служить питательной почвой для бюрократизации деловых отношений.