Унификация и стандартизация документов не должна делать их формальными, сухими и безликими.

Отправителю при составлении документа следует "забыть о себе" и сфокусировать внимание на получателе, его интересах, требованиях, возможностях.

Сообщение должно быть ясным, убедительным, значимым для адресата. Язык изложения соответствовать его профессиональной принадлежности, образовательному уровню, социальному статусу.

Используемую аргументацию важно соотнести с позицией получателя документа, его отношением к рассматриваемой проблеме, готовностью адекватно использовать предоставляемую информацию.

Можно посоветовать составителю документа  попытаться взглянуть на его содержание глазами получателя.

Несмотря на официально-деловой стиль документов, к их созданию надо подходить творчески.