Комплекс документов, создаваемых в учреждении определяется:

1) кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности;

2) объемом и характером компетенции учреждения;

3) порядком разрешения вопросов;

4) объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам (см. рисунок).

Классификация документов повышает оперативность работы аппарата управления и ответственность исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей. Повышается рационализация труда за счет использования информационно-справочного аппарата. Классификация документов необходима для проведения комплекса работ по унификации документов. Группировка исполненных документов в дела (дело  – совокупность документов по одному вопросу) невозможна без их классификации.

Классификаторы документов учреждений составляются на основе положений об учреждении.

Унификация документов – установление единого комплекса их видов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проводится на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Служебные документы по своему ВИДУ условно делятся группы:

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) —  уставы, положения,  инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

С их помощью ОРД оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д.

2. Информационно-справочные документы — письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.

3. Документы по личному составу ( кадровые документы) — контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела  и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации.

4. Производственно-управленческие документы — чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность.

Используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации.