Упорядочение процессов документирования включает, помимо соблюдения процедур составления документов, также и определенные требования к их изготовлению, что гарантирует единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 – 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста)  – 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст», «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»;

Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, оформляют начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».

Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Примеры оформления реквизитов документа (см. DELO-4 модуль 03.01.06 «Состав и правила оформления реквизитов документов»).