Значительную долю в документообороте составляют производственно-управленческие документы, используемые в организации для регулирования и управления производством.
На каждом предприятии, в любой организации прежде всего имеется техническая документация: отраслевые стандарты, чертежи, схемы, технические инструкции, описания и т.д.
Технический документ — совокупность специальных данных и сведений о каком-либо устройстве или производственном процессе, изложенных в строгой форме и профессиональным языком. Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время выполнения геодезических работ, геологических изысканий. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий, организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации.
Основными видами технических документов являются:
· чертеж – изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами,
· сборочный чертеж – изображение сборочной единицы, которое дает представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность осуществления сборки и контроля,
· габаритный чертеж – технический документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров,
· техническое описание – содержит сведения о наиболее характерных особенностях конкретного изделия,
· спецификация – документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта,
· пояснительная записка – текстовый технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также новации принимаемых технических решений.
При решении вопроса о возведении, реконструкции зданий и ремонте объектов капительного строительства создается проектно-сметная документация:
· генеральный план – изображение всего участка строительства, на котором в контурах вида сверху представлено размещение существующих и проектируемых объектов;
· паспорт проекта – документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и даются основные технические показатели.
Технологическая документация – это совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. Номенклатура технологических документов определяется ГОСТ ЕСТД 3.1102 – 81.
Как правило, техническая документация прилагается к приборам, станкам, машинам при их поставке, установке и наладке. Эта документация необходима для эффективной эксплуатации оборудования, правильного и безопасного обращения с ним.
В технической документации должно быть указано полное наименование оборудования, изготовитель и его адрес, дата выпуска, а также приведены основные технико-эксплуатационные характеристики.
Когда работа агрегатов и машин связана с поддержанием высоких скоростей, больших температур и давления, проистекает в экстремальных условиях, агрессивных средах, к оформлению технической документации предъявляют крайне жесткие требования. В этом случае главные документы имеют подписи ответственных лиц, скрепленные печатью, с указанием режимов безопасной эксплуатации, соответствия данного оборудования техническим нормам и стандартам, результатов проведенной проверки или ремонта, правил поведения в аварийных ситуациях.
Руководящие общетехнические документы утверждаются федеральными ведомствами: Госстандартом, Госстроем, Главным санитарно-эпидемиологическим управлением, Госгортехнадзором, Главным управлением пожарной охраны и т.д.
Ответственная техническая документация хранится обычно в нескольких местах:
· первые экземпляры документов хранятся в ( техническом ) архиве;
· копии документов находятся в цехах, отделах, подразделениях, где установлено соответствующее оборудование.
Определенная техническая документация может находиться непосредственно на рабочих местах, чтобы в любой момент ею могли воспользоваться специалисты, имеющие дело с данными объектами. К этим документам обращаются при наладке оборудования, устранении неполадок в его работе, при осуществлении текущего ремонта.
Как правило, в первичную техническую документацию не разрешается вносить поправки, изменения, дополнения.
Необходимо обеспечить быстрое нахождение того или иного документа. Это особенно важно в аварийных случаях, когда бывает дорога каждая минута.
Можно предложить несколько простых принципов хранения технической документации на рабочих местах:
· документы следует разместить в папки, имеющие нумерацию, а также ясные и чёткие надписи;
· в одну папку целесообразно поместить весь комплект документов, относящихся к определенному виду оборудования;
· место хранения папок и порядок их расположения должно быть постоянным, чтобы они прочно запомнились работникам;
· полезно периодически проверять наличие и сохранность документов;
· вновь принятых работников необходимо знакомить и с содержанием, и с условиями хранения технических документов;
· в наиболее важных случаях ответственность за хранение технической документации должна быть зафиксирована в должностной инструкции того или иного специалиста.
Техническая документация должна находиться в хорошем состоянии, чтобы не возникали трудности при работе с ней. От частого использования чертежи, схемы, инструкции быстро изнашиваются, теряется четкость текста, изображения и т.д. Следует вовремя делать новые копии документов или восстанавливать их.
Нередко инструкции по эксплуатации конкретного оборудования создаются непосредственно на предприятии. Это и понятно, так как изготовитель часто
ограничивается самым общим описанием, ориентируясь на достаточно опытных специалистов. Предприятие же вынуждено адаптировать технические документы к уровню квалификации своего реального персонала.
Внутренние технические инструкции, требования, правила должны иметь гриф утверждения (указание должности и фамилии лица, утверждающего документ, даты), а в ряде случаев и визы согласования.
При установке нового оборудования технические службы должны проверить наличие, состав и качество прилагаемой документации, должны ознакомить с ней обслуживающий персонал.
Предприятие, выпускающее производственную продукцию, само обязано разрабатывать сопроводительную техническую документацию на эту продукцию.
Исходящие технические документы должны составляться высококвалифицированными специалистами, быть чёткими, выверенными, доступными для понимания будущим потребителям.