Регистрация документов – фиксация факта создания или поступ­ления документа путем, проставления на нем индекса, с последующей запи­сью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах реги­стрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, до­полняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспон­дентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

· порядковый регистрационный номер;

· индекс по номенклатуре дел;

· индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и создаваемые в дру­гих организациях и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, частных лиц. Регистрации подлежат как традицион­ные машинописные (рукописные) документы, так создаваемые средствами вычислительной техники.

Документы регистрируются в организации один раз:

· посту­пающие – в день поступления;

· создаваемые – в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависи­мости от названия (вида) документа, его автора и содержания.

Отдельно регистрируются:

· приказы руководителя по основной дея­тельности;

· приказы руководителя по кадрам;

· приказы руководителя выше­стоящей организации по основной деятельности;

· решения коллегий выше­стоящей организации;

· акты ревизии финансово-хозяйственной деятельно­сти;

· бухгалтерские сводки;

· отчеты предприятий;

· акты внедрения результа­тов научных разработок;

· планы работы подведомственных организаций;

· заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например:

· плановая документация регистрируется в плановом отделе;

· до­кументы по снабжению – в отделе снабжения;

· протоколы, и решения кол­легии – в секретариате;

· распорядительные документы по основной дея­тельности, подписанные руководителем организации, документы, посту­пающие из вышестоящих организаций или направленные им, – в службе документационного обеспечения и т.д.

Место регистрации документа за­крепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Чтобы достичь информационной совместимости регистрацион­ных данных и создать условия для перехода к автоматической регистра­ции, определен обязательный состав реквизитов регистрации:

· автор (корреспондент);

· название вида документа;

· дата документа;

· индекс доку­мента (дата и индекс поступления документа);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела).

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими реквизитами: исполнители, под­пись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрацион­ных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на ре­гистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множи­тельные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной информационно-поисковой системе (ИПС) регистрация документов осуществляет­ся с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов ре­гистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответ­ствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие кар­тотеки:

· справочные;

· контрольно-справочные;

· по географии поступающих документов;

· по предложениям, заявлениями жалобам граждан;

· тематиче­ские (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые массивы авто­матизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.