Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов:

· временный – до 10 лет;

· временный – свыше 10 лет;

· постоянный.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачами экспертизы ценности документов являются:

· отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

· отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности;

· выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности или утративших практическое значение.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критерии оценки документов:

· оценка содержания – значимость события

· оценка внешних особенностей документа – это юридическая достоверность (наличие подписей, печатей), особенности передачи текста, материального носителя, его физического состояния.

· поглощенность содержания – применяется при экспертизе плановой и отчетной документации.

· физическое состояние – если документ сильно поврежден, но имеет большую ценность, он должен быть реставрирован.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней – систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Такие перечни позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

В организациях экспертизу ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая создается приказом руководителя и состоит из числа ведущих специалистов. В министерствах и ведомствах, центральных

органах общественных организаций и передачи документов на государственное хранение а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК – совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. В соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭК, (ЭК) являются:

· организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения; актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· разработка методических пособий по вопросам организации делопроизводства;

· рассмотрение перечней и описей особо ценных дел;

· организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания. Протоколы заседаний подписывает председатель и секретарь комиссии.