Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранение или до ликви­дации организации. В течение всего установленного срока хранения ор­ганизации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определен­ные требования к оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях ле­жит создание преимущественно лучших условий для документов посто­янного хранения, удобства оперативного использования всех докумен­тов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по лич­ному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. В ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделе­ния к уничтожению.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от ра­бочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц.

Основные разрушители документов в архивохранилищах – плесневые грибки. Известно свыше 209 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как прави­ло, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25 – 27 °С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

По­этому в архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный, температурно-влажностный режим. Пленочные но­сители требуют еще более жестких условий хранения. Поэтому все ар­хивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах помещений. Наиболее дешевый и удобный –  бы­товой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из без­вредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел к шпагату прикрепляются ярлыки с указанием номера опи­си (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты ис­пользования документов выбирается способ хранения: вертикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения – раз в 5 лет, для конфиденциальных документов – ежегодно следует про­водить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище. Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руко­водителем организации.

При проверке контролируется не только прак­тическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах.

По результатам проверок, утвержденных руководством органи­зации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.