Порядок приемки товаров по количеству и порядок приемки товаров по качеству внешне сходны. Вместе с тем в их содержании имеется важное отличие, влияющее на всю процедуру приемки: при обнаружении дефектов товара этот товар продолжает существоватъ (кроме скоропортящегося), тогда как установление недостачи характеризуется одномоментностъю и невоспроизводимостью обстоятельств, при которых обнаружена недостача. Если при вскрытии вагона или автофургона установлено отсутствие ящика сливочного масла или пары коробок обуви, то вторично воспроизвести всю ситуацию приемки через день и даже через час уже невозможно. Отсюда возникает необходимость точного и детального отражения в документах всех обстоятельств приемки, поскольку только на основе анализа документов можно судить о достоверности утверждения комиссии о существовании факта недостачи.

В самой приемке принято выделять несколько этапов.

Первый этап связан с процессом выгрузки товара из транспортного средства (вагона, контейнера, автомобиля и др.), когда участие перевозчика в проверке не предусмотрено. В процессе выгрузки проверяется:

1) в части количества – вес брутто товара и число отдельных мест. Если груз перевозится без тары или в открытой таре, то здесь же проверяется вес нетто, а также количество единиц товара в каждом месте – открытом ящике, корзине, связке;

2) в отношении качества на первом этапе проверяется наличие внешних повреждений, которые могли возникнуть при перевозке, погрузке или выгрузке товара. Одновременно должны быть зафиксированы механические повреждения тары – поломка, наличие признаков вскрытия.

По смыслу инструкций о приемке по количеству и качеству на первом этапе, т.е. при выгрузке товара, приемка производится не менее чем двумя лицами, назначаемыми руководителем организации. Это складские работники или иные лица.

Количество выгруженного товара сопоставляется с данными, указанными в транспортных и сопроводительных документах. Сопроводительные документы – это вагонные и контейнерные спецификации, вкладыши и т.п. При отсутствии таких документов проверяется фактическое количество поступившего товара.

В случае обнаружения на первом этапе факта недостачи или повреждения товара получатель должен определить порядок дальнейшей приемки. Здесь действуют следующие правила.

Дальнейшая приемка по количеству производится комиссией, в состав которой входят представители покупателя и поставщика. Когда поставщик и покупатель находятся в одном городе, то получатель обязан вызвать представителя поставщика, а тот должен явиться в назначенное время. Если поставщик находится в другой местности, то вызов его необходим, только если это предусмотрено договором. При отсутствии такого условия в договоре вызов не требуется. Если вызов направлен, то поставщик в суточный срок по телеграфу должен известить, будет ли направлен его представитель и когда он прибудет.

Вызов представителя поставщика в договорах предусматривается редко, поскольку такой представитель обычно не может установить истину. Более эффективно включение в договор условия, обязывающего покупателя незамедлительно извещать поставщика об обнаруженной недостаче и ее размере. Такой порядок затрудняет злоупотребления и усиливает возможности контроля за правильностью приемки.

При неявке представителя поставщика, а также в случае, когда его вызов не предусмотрен договором, дальнейшая приемка производится комиссией с участием незаинтересованного представителя. В нее входят лица, начинавшие приемку. Кроме того, включается представитель, приглашенный из другой организации, либо из числа лиц, уполномоченных профсоюзной организацией получателя.

Согласно п. 14 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.12.92 № 21 «О практике применения законодательства при разрешении споров, связанных с поставкой продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления ненадлежащего качества» (в ред. постановления Пленума ВАС РФ от 01.07.93 № 13) при отсутствии на фирме профсоюзной организации представитель может быть назначен любой общественной организацией или трудовым коллективом. Представитель по своему образованию или опыту работы должен быть компетентен в вопросах приемки товара. Не могут назначаться представителями материально ответственные лица, бухгалтерские работники и юристы.

Для проверки качества товаров, если на первом этапе приемки обнаружены какие-либо дефекты, покупатель обязан вызвать представителя одногороднего поставщика. Вызов представителя иногороднего поставщика необходим, когда это предусмотрено в договоре. Если представитель поставщика не явился или его вызов необязателен, то для дальнейшей проверки качества товара вызывается эксперт. Эксперты приглашаются из отделов товарных экспертиз при государственных торговых инспекциях, из экспертных бюро при торгово-промышленных палатах либо специализированных экспертных организаций. Для определения качества продукции хозяйственного назначения, т.е. не предназначенной для розничной продажи, необходимость экспертной проверки не предусмотрена.

В случае неявки представителя поставщика, необязательности его вызова, а также при отказе экспертной организации в выделении эксперта дальнейшая приемка по качеству производится комиссией. Порядок ее образования аналогичен порядку создания комиссий для количественной приемки.

По результатам первого этапа приемки инструкции о приемке по количеству и качеству предусматривают составление акта приемки. Однако такой акт носит промежуточный характер. Поэтому получатели обычно не составляют акт о результатах первого этапа приемки, а оформляют его по итогам приемки в целом, хотя это и не согласуется с требованиями названных инструкций.

Комиссия проверяет количество или качество товара и составляет акт приемки. Требования к составлению актов и их содержанию установлены инструкциями о приемке по количеству и качеству. В акте, в частности, должно указываться место проведения приемки, часы начала и окончания приемки, фамилии и должности членов комиссии. Представитель, в том числе от поставщика, обязан иметь удостоверение на право участия в приемке. Номер и дата удостоверения отражаются в акте, а само удостоверение прилагается к акту.

В акте о выявленной недостаче необходимо указывать, проверялось ли количество товара при выгрузке из транспортного средства либо на складе покупателя. Отражаются данные о целостности транспортного средства, описывается содержание оттисков пломб. При приемке на складе покупателя в акте указывается, как была обеспечена сохранность товара до момента приемки. Описывается наружная маркировка тары, сохранность контрольных лент, наличие или отсутствие следов вскрытия тары.

В случае, когда определение количества товара требует использования измерительных приборов (весов, мерников и т.п.), в акте указывается, каким измерительным прибором определялось количество, а также данные о его поверке контрольным органом.

Выборочная проверка качества части товара с распространением результатов проверки этой части на всю партию допускается в случаях, установленных стандартом на товар или договором. Если такая возможность не предусмотрена, то проводится сплошная проверка всех изделий (всей партии). Отбор проб для выборочной проверки оформляется отдельным актом. Результаты исследования образца (пробы) должны содержать данные о том, от кого и в каком состоянии поступил образец. Результаты исследования образца отражаются в акте приемки, к которому прилагается заключение об анализе образца.

В акте о ненадлежащем качестве товара указывается стандарт, на соответствие которому проверялось качество. Если качество товара проверялось по согласованному образцу или условиям договора, то в акте приводится ссылка на показатели образца или соответствующий пункт договора.

Комиссия отражает в акте точное количество забракованного товара, степень понижения качества – в процентах или долях. Указывается характер дефектов, делается заключение о возможности исправить дефекты в месте нахождения товара, т.е. у покупателя. В акте должно даваться заключение о месте, времени и причинах порчи товара. Если сведения о причинах недоброкачественности товара отсутствуют, то порча признается случайной и риск убытков ложится на собственника, каковым в большинстве случаев является покупатель.

Акт приемки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. К акту приемки прилагаются все сопроводительные документы, упаковочные ярлыки, удостоверение представителя, другие необходимые документы.

Весьма важно соблюдение сроков приемки. Самое общее указание о сроках обнаружения недостатков дается в ст. 477 ГК РФ. Согласно этой норме приемка товара должна быть проведена в разумные сроки. Инструкции о приемке по количеству и качеству регламентируют сроки более детально. Согласно им приемка на первом этапе, т.е. при выгрузке из транспортных средств, осуществляется в сроки, установленные для выгрузки товара. Одновременно составляется акт по результатам первого этапа приемки.

Сплошная приемка всей партии по количеству со вскрытием тарных мест проводится на складе получателя в 10-дневный срок.

Проверка качества всего товара, кроме внешних повреждений, которые должны фиксироваться в момент выгрузки, проводится в 20 дней, а скоропортящихся продуктов – в 24 часа с момента получения. Для получателей отдельных категорий инструкциями установлены иные сроки приемки товаров.

Товары, на которые установлены гарантийные сроки либо сроки годности, могут проверяться и актироваться в пределах этих сроков. Статья 477 ГК РФ устанавливает, что недостатки товара, на который отсутствуют гарантийные сроки, могут актироваться в пределах двух лет со дня получения товара, если договором не предусмотрены более длительные сроки.

Гарантийные сроки на большинство товаров устанавливаются продолжительностью 1 год. С принятием ГК РФ оказалось, что гарантийные сроки, которые призваны служить обеспечению интересов покупателей, фактически ущемляют интересы как организаций-покупателей, так и граждан. Для исправления такого положения следует предусматривать в заключаемых договорах, что гарантийный срок на товар должен составлять не менее двух лет.

Для товаров отдельных видов существуют сроки их использования. Они составляют 10 лет, если иное не установлено стандартом или договором. Акты о выявленной недоброкачественности в пределах срока использования такого товара должны составляться в соответствии с Инструкцией о приемке по качеству.

Имеется несколько типичных спорных ситуаций, возникающих при проверке товара. Так, если товар получен покупателем на складе продавца по акту сдачи-приемки, то это не лишает покупателя права провести приемку по количеству и качеству после доставки товара на свой склад. Однако продавец будет отвечать лишь за такие недостатки и потери, которые не могли возникнуть из-за ненадлежащей погрузки или транспортировки. В данной части убытки от несохранности принятого от продавца товара составляют риск покупателя.

Инструкция о приемке по качеству допускает перепроверку поставщиком возвращенных ему забракованных товаров в случаях, предусмотренных договором с покупателем.

Имеются особенности приемки для покупателей отдельных категорий. Так, оптовые и иные посреднические организации, переотправляющие товар в закрытой таре предприятия-изготовителя, при получении товара проверяют лишь число мест товара. Содержимое мест учитывается по сопроводительным документам и наружной маркировке тары.

Сплошная приемка со вскрытием тары и проверкой количества и качества товара в каждом тарном месте проводится посредником в случае поступления товара в открытой таре, поврежденной таре, таре без наружной маркировки, а также при наличии признаков несохранности товара (наружных потеков, шороха от боя при перемещении и т.п.).

Внутриместная приемка со вскрытием тары проводится также в случаях, предусмотренных договором с конечным покупателем. Такой порядок устанавливается, когда товар подлежит переотправке отдаленным потребителям, для которых затруднены возврат и замена товаров при обнаружении дефектов.

При отгрузке товара, подвергавшегося перепроверке, посредник наряду с документами изготовителя выписывает и прилагает собственные сопроводительные документы, удостоверяющие количество и качество товара. Изготовитель уже не несет ответственности за те недостатки, которые могли образоваться по вине посредника.

В остальных случаях посреднические организации переотправляют товар в исправной закрытой таре изготовителя по количеству мест и весу брутто без проверки содержимого мест и фактического качества товара.

Следует учитывать и использовать возможности договора для повышения достоверности приемных документов и пресечения злоупотреблений со стороны недобросовестных контрагентов. Возможности договора как универсального правового средства в деле совершенствования приемки чрезвычайно велики.

Повышению достоверности результатов приемки и затруднению возможности злоупотреблений служит, например, установление в договорах обязанности получателей:

1) сохранять пломбу от вагона, контейнера или автомобиля в состоянии, позволяющем проверить экспертным путем ее принадлежность отправителю и отсутствие фальсификации;

2) проверять вес каждого тарного места товара в случае указания продавцом на ящиках или коробах веса мест. При выявлении несоответствия веса отдельных мест данным маркировки вызывать представителя продавца и проводить внутриместную приемку только с его участием. Подобный порядок может предусматриваться в отношении любых видов товаров, отгружаемых в закрытой таре;

3) при обнаружении недостачи хотя бы в одном тарном месте приостанавливать дальнейшую приемку и вызывать представителя продавца для совместного вскрытия и проверки содержимого остальных мест;

4) в случае обнаружения боя товаров, в том числе товаров в стеклянной таре, сохранять бой для предъявления продавцу.