До начала проверки фактического наличия имущества инвента­ризационной комиссии следует получить последние на момент ин­вентаризации приходные и расходные документы или отчеты о дви­жении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием: «До инвентаризации на «…» (дата)», что должно слу­жить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на иму­щество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получе­ние имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентариза­ционные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух эк­земплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансо­вых обязательств, правильность и своевременность оформления ма­териалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определя­ют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечива­ющие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешива­ния и (или) перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упа­ковке поставщика, количество этих ценностей может определять­ся на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании об­меров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ве­домости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризацион­ной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические рас­четы и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с исполь­зованием средств вычислительной и другой организационной тех­ники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их коли­чество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измере­ния, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число поряд­ковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне за­висимости от того, в каких единицах (штуках, килограм­мах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над за­черкнутыми правильных записей. Исправления должны быть огово­рены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на по­следних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На по­следней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производив­ших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально от­ветственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комис­сией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имуще­ства на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписы­вается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обе­денный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи долж­ны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Когда материально ответственные лица обнаружат после инвен­таризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю ин­вентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осу­ществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном по­рядке.